E-Commerce Lösung Onboarding
FAQ rund um Einrichtung Ihrer Online-Lösung
Entdecken Sie alles, was Sie über das Onboarding Ihrer E-Commerce-Zahlungslösung wissen müssen.
Hier finden Sie FAQs zum Ablauf, den benötigten Dokumenten und Begriffserklärungen sowie weitere wichtige Fragen und Antworten rund um das Thema Onboarding.
Allgemeine Informationen und Ablauf
- Was ist das Onboarding?
Als Onboarding bezeichnen wir die Einrichtung das Händler-Accounts.
Das Onboarding folgt auf den Vertragsabschluss und beinhaltet eine ausführliche Identitätsprüfung (Risk-Prüfung) des Händlers, die individuelle Konfiguration Ihrer Produkte und die finale Bereitstellung Ihrer E-Commerce-Zahlungslösung. Nach dem Abschluss des Onboardings können Sie Ihre Produkte in Betrieb nehmen.
- Wie lange dauert das Onboarding?
Die voraussichtliche Dauer des Onboarding-Prozesses beträgt neun Arbeitstage, sofern alle erforderlichen Unterlagen von Ihrer Seite vollständig eingereicht werden.
Wir möchten um Ihr Verständnis bitten, dass es unter bestimmten Umständen zu einer leicht verlängerten Bearbeitungszeit kommen kann.
- Wo kann ich den Status meines Onboarding-Prozesses sehen?
Den Status der Bearbeitung können Sie jederzeit über die Startseite in den Vorgängen der PAYONE Community einsehen.
Sie haben noch keinen Zugang zur PAYONE Community? Dann können Sie diesen über unser Kontaktformular anfordern.
- Wann kann ich meine Zahlungsarten im Live-Modus nutzen?
Nach Abschluss des Onboardings können Sie Zahlungen verarbeiten. Die Informationen zum Livegang der einzelnen Zahlungsarten können Sie dem entsprechenden Vorgang in der PAYONE Community entnehmen.
Sie haben noch keinen Zugang zur PAYONE Community? Dann können Sie diesen über unser Kontaktformular anfordern.
Dokumente und Unterlagen
- Welche Unterlagen braucht PAYONE von mir?
Je nach Service brauchen wir einige Unterlagen von Ihnen. Hier eine Auflistung nach den gebuchten Leistungen, um Ihnen eine Übersicht zu geben:
Für den PAYONE Payment Service brauchen wir von Ihnen:
- Selbstauskunft Ihres Unternehmens
- Identifizierung der zeichnungsberechtigten Personen
- Personalausweiskopien der zeichnungsberechtigten Personen
- Aktuellen Handelsregisterauszug Ihres Unternehmens (nicht älter als sechs Monate)
- Bankbestätigung des Auszahlungskontos (IBAN und Firmenname müssen enthalten sein)
- PCI-Compliance, die Sie auf der dazugehörigen Plattform durchführen
- Testzugang zum Onlineshop oder alternativ Screenshots des Shops (sollte dieser noch nicht aktiv sein)
- Einzugsermächtigung, sofern diese auf der Servicevereinbarung nicht berücksichtigt wurde.
Solange wir keine gültige Einzugsermächtigung vorliegen haben, berechnen wir gemäß dem PAYONE Preis-Leistung-Verzeichnisses die Zahlung auf Rechnung.
Für den PAYONE Account Connect brauchen wir von Ihnen:- Identifizierung der zeichnungsberechtigten Personen
- Personalausweiskopien der zeichnungsberechtigten Personen
- Aktuellen Handelsregisterauszug des Unternehmens (nicht älter als sechs Monate)
- Weitere Daten für die technische Anbindung der Zahlungsarten von anderen Zahlungsdienstleistern (z. B. die PayPal E-Mail-Adresse)
- Warum braucht PAYONE so viele Unterlagen von mir?
Aufgrund der gesetzlichen Anforderungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG), den Regularien der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und den verstärkten Sorgfaltspflichten des Geldwäschegesetzes (GwG) ist PAYONE verpflichtet bestimmte Unterlagen anzufordern.
- Was ist eine Bankbestätigung und wofür wird sie benötigt?
Ihre Bankbestätigung wird für die Risk-Prüfung benötigt. Da beim PAYONE Payment Service die Transaktionen über unser Treuhandkonto laufen und in einem vertraglich vereinbarten Turnus ausgezahlt werden, benötigen wir nach dem Geldwäschegesetzes einen Nachweis darüber, dass das Auszahlungskonto wirklich auf den Namen unserer Vertragspartner:innen geführt wird (Bankverbindung und Identifizierung). Diese Bankbestätigung kann ein Screenshot aus dem Online-Banking sein oder ein offizielles Dokument der Bank, auf welchem der Firmenname, die IBAN und der Bankname ersichtlich sein müssen.
- Warum hat PAYONE sich einen (neuen) Handelsregisterauszug gezogen?
Bei neuer Kundschaft oder bei Ausweitung des stationären Geschäftsmodells auf den E-Commerce-Bereich wird für die Risk-Prüfung ein neuer Handelsregisterauszug benötigt, der nicht älter als sechs Monate sein darf. Ist dieser Zeitraum seit der letzten Verwendung Ihres Handelsregisterauszugs überschritten, ziehen wir uns aus dem Handelsregisterportal eigenständig einen aktuellen Auszug.
- Ich bin bereits (seit Jahren) Netzbetrieb-Kunde bei PAYONE, warum muss ich die Unterlagen nochmal einreichen?
Die Risk-Prüfung zur Nutzung unserer E-Commerce Leistungen wird bei uns von separaten Stellen durchgeführt und bezieht verschiedene Schwerpunkte mit ein, weshalb das erneute Einreichen notwendig ist.
- Was ist das Transparenzregister? Was ist ein Transparenzregister-Auszug?
Das in § 18 ff. Geldwäschegesetz (GwG) geregelte Transparenzregister dient der Erfassung und dem Zugänglichmachen von Angaben über wirtschaftlich Berechtigte von eintragungspflichtigen Gesellschaften und Stiftungen. Zweck des Transparenzregisters ist die Verhinderung von Geldwäsche.
Wir benötigen Transparenzregister-Auszüge für die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten.
Begriffserklärungen
- Was ist das PAYONE Merchant Interface?
Das PAYONE Merchant Interface (PMI) ist das Backoffice-Portal für PAYONE E-Commerce-Kunden. Das PMI unterstützt bei der Verwaltung von Zahlungen und bietet detaillierte Einblicke in einzelne Transaktionen und Bezahlvorgänge.
- Was ist die Risk-Prüfung?
Eine Risk-Prüfung stellt sicher, dass neue Händler und Bestandshändler immer konform mit den aktuellen Sicherheits- und Compliance-Standards der PAYONE sowie den aktuellen regulatorischen Anforderungen sind. Das Ziel ist dabei insbesondere die Minimierung des Kredit- sowie des Betrugsrisikos. Dazu werden die Risiken, die mit den Händlern und deren jeweiliger Branche verbunden sind, analysiert, bewertet und gegebenenfalls Maßnahmen ergriffen. Die ganzheitliche Betrachtung, wie z. B. Firmenidentifikation, finanzielle Kennzahlen und Transaktionshistorien ist in einer Risk-Prüfung essenziell.
- Was ist der PAYONE Payment Service (PPS)?
Der PAYONE PaymentService (PPS) ermöglicht es dem Händler, Zahlungen über ein insolvenzsicheres Treuhandkonto von PAYONE abzuwickeln. PAYONE übernimmt die technische Abwicklung der Zahlungsprozesse, während der finanzielle Teil der Transaktionen über Bankkonten von PAYONE treuhänderisch erfolgt. Der Händler erhält regelmäßig eine detaillierte Abrechnung aller Zahlungsvorgänge, die im PMI eingesehen werden kann. Die abgewickelten Zahlungen werden periodisch unter Berücksichtigung von rückabgewickelten Zahlungen, vereinbarten Gebühren und Sicherheitseinbehalten an den Vertragspartner überwiesen.
Die grundlegenden Bedingungen für den PAYONE PaymentService sind in den "Vertragsbedingungen PAYONE Payment-Service" festgelegt.
- Was bedeutet PAYONE Account Connect?
Bei AccountConnect erfolgen Zahlungen ausschließlich über die Bankkonten und Akzeptanzverträge des Vertragspartners. PAYONE ist lediglich für die rein technischen Aspekte der Zahlungsabwicklung zuständig. Das Geld aus den durchgeführten Transaktionen wird direkt zwischen dem Vertragspartner, dem Kunden und den beteiligten Finanzinstituten (Bank, Acquirer, Zahlungsdienstleister) transferiert.
- Was ist ein Merchant-Account?
Die Nutzung der PAYONE Plattform erfordert einen Merchant-Account, der Ihnen Zugang zum PAYONE Merchant Interface (PMI), zu Reportings und einem persönlichen Service-Supporter bietet. Außerdem umfasst Ihr Merchant Account die Anbindung an Standard-Schnittstellen sowie mindestens ein Zahlungsportal und einen Sub-Account.
- Was ist ein Zahlungsportal?
Ein Zahlungsportal ist wie eine Einstellungsseite zu verstehen, auf der Sie festlegen, wie Zahlungen abgewickelt werden sollen.
Bei PAYONE können Sie in Ihrem Merchant-Account mehrere Zahlungsportale einrichten, um Zahlungsmethoden und Benachrichtigungen zu verwalten.
- Was sind Sub-Accounts?
Sub-Accounts ermöglichen die Gruppierung von Transaktionen und Forderungen für Auswertungszwecke. Jede Zahlung muss einem Sub-Account zugewiesen werden. In einem Merchant-Account können beliebig viele Sub-Accounts erstellt werden, für die auch einzeln Benutzerrechte erteilt werden können.
Sonstige Fragen zum Onboarding
- Wofür wird vorab für den Webshop ein Testzugang und Screenshots benötigt?
Für die Risk-Prüfung ist ein detaillierter Einblick in Ihren Onlineshop nötig. Es werden zum Teil Testkäufe getätigt und der gesamte Verkaufsprozess, von Produktpalette bis Check-out, aber auch AGB, Impressum, Datenschutzinformationen etc. geprüft. Sofern Ihre finale URL noch nicht live ist, prüfen wir Inhalte über Screenshots der Test- bzw. Staging-Version.
- Ich kann mein Transaktionsvolumen (E-Commerce Umsatzvolumen) noch nicht einschätzen. Wieso muss ich das angeben?
Wenn die Umsätze aus SEPA-Lastschrift, Kreditkarten- oder kontobasierten Zahlungen über das PAYONE Treuhandkonto laufen sollen, benötigt PAYONE eine Einschätzung des Volumens. Daraus ergibt sich ein entsprechendes Transaktionslimit, anhand dessen PAYONE Ihre Risk Limits berechnet. Diese begrenzen aus Sicherheitsgründen das Gutschrift- und Umsatzvolumen auf Ihrem PAYONE Treuhandkonto. Die zu Anfang definierten Limits sind nicht festgesetzt und können jederzeit angepasst werden.
- Welche Vorgaben gibt es für das Briefpapier?
Für die Einrichtung Ihrer beauftragten Services benötigen wir ein zweiseitiges PDF mit Ihrem Briefpapier-Layout. Die erste Seite wird als erstes Blatt für Rechnungen, Gutschriften und/oder Mahnung von uns verwendet. Auf der zweiten Seite wird für alle Folgeseiten dokumentiert. Die editierbare PDF-Vorlage für das Briefpapier steht direkt in der Community Anforderung zur Verfügung.
Die Größe beider Seiten zusammen sollte in der Regel ca. 300 kB betragen und darf eine Größe von 500 kB nicht überschreiten.
- Wie setzen sich meine Risk Limits bzw. Transaktionslimits zusammen?
Ihre Risk Limits bzw. Transaktionslimits setzen sich aus dem Volumen Ihrer Umsätze auf Ihrem PAYONE Treuhandkonto zusammen und gelten für 28 Tage.
Beispiel:
Wir haben ein Risk Limit von 1.000 € für Ihre Gutschriften ermittelt. Machen Sie an Tag 1 eine Gutschrift über 900 €, können Sie im Zeitraum von 28 Tagen keine weiteren 900 € gutschreiben, sondern nur 100 €. Nach 28 Tagen stehen Ihnen die 900 € wieder zur Verfügung.Selbstverständlich liegt es nicht in unserem Interesse Ihren Umsatz einzuschränken, die Maßnahme dient zu beidseitigen Risikominimierung. Sollten Sie deutlich höhere Transaktionsvolumina erwarten, bitten wir Sie, sich rechtzeitig mit uns in Verbindung zu setzen, damit wir eine Anpassung des Umsatzlimits prüfen und vornehmen können.
Übrigens:
Das erste Limit wird anhand Ihrer Angaben in der Selbstauskunft sowie der individuellen Prüfung Ihres Geschäftsmodells ermittelt und kann auch jederzeit nach Rücksprache mit PAYONE angepasst werden. - Für welche Unternehmen besteht die Eintragungspflicht in das Transparenzregister?
Die Pflicht zur Eintragung trifft nur juristische Personen des Privatrechts und im Handelsregister eingetragene Personengesellschaften sowie rechtsfähige Stiftungen.
Eintragungspflichtig sind:
e.V., rechtsfähige Vereine, AG, KGaA, GmbH, UG, eG, SE, Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigungen, KG, OHG, PartG und rechtsfähige StiftungenNicht eintragungspflichtig sind:
Einzelunternehmen, GbR, e.K., Gemeinschaften (z.B. WEG), nicht-rechtsfähige Vereine, juristische Personen des öffentlichen Rechts (Anstalten und Körperschaften), Unternehmen in Gründung (z.B. GmbH i.G.), Erbengemeinschaften - Warum werden Vertragsübernahmen und Migrationen jeweils zum Ersten eines Monats durchgeführt?
Um eine saubere Zuteilung der Gebühren zu gewährleisten, müssen wir den Monatswechsel abwarten und führen Vertragsübernahmen sowie Migrationen immer zum 01. des Monats durch.
- Welche Zahlungsarten brauche ich in meinem Online-Shop?
Welche Zahlungsarten für Ihren Online-Shop optimal sind, hängt von unterschiedlichen Faktoren wie beispielsweise Ihrer Zielgruppe, regionalen Besonderheiten in Ihren Zielmärkten oder Ihren Produkten ab. Für den Großteil der kleinen und mittleren Unternehmen in
Deutschland empfehlen wir die Kombination aus PayPal, Kreditkartenzahlung (Visa und Mastercard) sowie einer gängigen kontobasierten Zahlungsart (z. B. giropay). Ob dieser Zahlungsarten-Mix für Sie ausreichend ist, besprechen wir gerne in einer persönlichen Beratung.
- Wie setzen sich die Kosten für die E-Commerce Lösungen von PAYONE zusammen?
Die Kosten für Händler setzen sich aus unterschiedlichen Komponenten zusammen. In der Regel unterscheiden wir bei unseren E-Commerce-Lösungen zwischen:
- Einrichtungsgebühr:
Einmalige Gebühr für die das Onboarding des Händlers und die Einrichtung des Händlerkontos. - Monatliche Grundgebühr:
Monatlicher Festbetrag für die Bereitstellung und Wartung der technischen Infrastruktur. - Transaktionsentgelt:
Setzt sich meist aus einer fixen Transaktionsgebühr und einem prozentualen Anteil des Transaktionsbetrags (Disagio) zusammen.
Durch diese unterschiedlichen Preiskomponenten können wir unseren Händlerkunden verschiedene Tarifmodelle zur Verfügung stellen. So können ich Händler für das Tarifmodell entscheiden, das am besten zu ihren geschäftlichen Anforderungen passt.
- Einrichtungsgebühr:
- Kann ich mein Terminal weiter nutzen?
Ihr Terminal bleibt uneingeschränkt für bargeldlose Zahlungen einsatzbereit. Allerdings ist es nicht mehr möglich, manuell durchgeführte Transaktionen ohne Anwesenheit des Kunden zu tätigen. Die entsprechenden Funktionen hierfür werden von unserer Seite nicht mehr unterstützt.
- Was ist das PAYONE Merchant Interface (PMI)?
Beim PAYONE Merchant Interface handelt es sich um ein Online-Portal für E-Commerce Kunden von PAYONE. Innerhalb des PMI gibt es eine Eingabemaske für Mail Order/Telephone Order. Hierüber können alle zahlungsrelevanten Informationen wie Konto und Kartendaten des Kunden direkt erfasst sowie Zahlungen sicher ausgelöst und verwaltet werden.