Verfahrensordnung: Hinweise zur Nutzung des Hinweisgebersystems für Hinweise gem. §§ 8,9 LKSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz)

Inkrafttreten LKSG
Das LKSG tritt für PAYONE GmbH ab dem 01.01.2024 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt können über das Hinweisgebersystem auch Hinweise gem. §§ 8,9 LKSG gegeben werden.

Beschwerdeverfahren gem. §§ 8,9 LKSG
§§ 8,9 LKSG schreiben vor, dass PAYONE dafür zu sorgen hat, dass ein angemessenes Beschwerdeverfahren eingerichtet ist, welches es ermöglicht, dass Personen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der PAYONE im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers entstanden sind.

Integrity Line
PAYONE erfüllt diese Pflicht durch Nutzung des Hinweisgebersystems ihrer Konzernmutter Worldline unter https://worldline.integrityline.app/

Das Hinweisgebersystem wird von der Firma EQS Group AG betrieben. Die EQS Group AG hat sich auf den Betrieb von sicheren und anonymen internen Meldesystemen spezialisiert.

Bei Abgabe einer Meldung oder Frage über die Integrity Plattform bleibt der Hinweisgeber anonym, sofern er seine Identität nicht angeben möchte. Integrity Line gewährleistet die technische Anonymität des Hinweisgebers und stellt sicher, dass dessen Identität mit technischen Mitteln nicht zurückverfolgt werden kann. Die Daten werden verschlüsselt auf der Integrity Plattform abgelegt und EQS hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf den Inhalt dieser Daten.

Zugriff auf den Inhalt der Daten haben ausschließlich Mitarbeiter des Compliance-Bereichs der PAYONE GmbH sowie der Konzernmutter Worldline.

Ablauf des Verfahrens

1. Eine Empfangsbestätigung wird spätestens nach sieben Tagen an den Hinweisgeber gesendet;

2. Die Zulässigkeit der Meldung wird bewertet;

3. Vorläufige Unterlagen werden gesammelt, um die Fakten zu den erhobenen Vorwürfen zu ermitteln (z.B. durch Befragungen);

4. Mit dem Hinweisgeber wird (wenn möglich) Kontakt gehalten und erforderlichenfalls werden weitere Informationen angefordert;

5. Die Stichhaltigkeit der Meldung wird geprüft;

6. Das Risiko der Meldung wird vom Compliance-Bereich der PAYONE GmbH bewertet. Ggf. werden weitere Bereiche (wie das Procurement, Third Party Risk Management, Risk Management) involviert werden.

7. Es wird ein Untersuchungsteam ernannt, das weitere Analysen durchführt, Überprüfungen auf unabhängige und neutrale Weise vornimmt und die geleistete Arbeit formalisiert.

8. Soweit möglich, wird das Ergebnis der abgeschlossenen Untersuchung an den Hinweisgeber zurückgemeldet. Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.