TSE Kasse Warum muss die Kasse TSE können?

Registrierkassen ohne TSE sind seit 1. Januar 2023 nicht mehr gestattet

Man muss kein allzu großer Pessimist sein um zu behaupten, dass beim Umgang mit Bargeld manchmal nicht alles mit rechten Dingen zugeht. Leider ist das auch im geschäftlichen Umfeld hin und wieder so. Deshalb muss jeder Gewerbetreibende, der Bargeld einnimmt und eine Kasse einsetzt, bestimmte gesetzliche Vorgaben einhalten. Das ist im Wesentlichen in der Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, geregelt. Ein zentraler Bestandteil dieser Verordnung ist, dass der Kassenbetreiber sein Kassensystem um die TSE-Funktionalität erweitern muss. Wir klären zu diesem etwas sperrigen Thema auf und beantworten die wichtigsten Fragen rund um TSE. 

Kassensysteme sollen manipulationssicher gemacht werden, um mögliche Steuertricks zu vermeiden. TSE dient außerdem dem Austausch mit dem Finanzamt. Dieser Austausch erfolgt über eine einheitliche digitale Schnittstelle.

Die TSE und deren Umsetzung sind in der sogenannten Kassensicherungsverordnung geregelt. Dort kann man genau nachlesen, was der Gesetzgeber von Unternehmern verlangt, die Kassensysteme betreiben.

Ja. Seit 1. Januar 2023 geht im Einzelhandel, in der Gastronomie und in vielen anderen Branchen an der Kasse nichts mehr ohne TSE. Fehlt TSE, drohen empfindliche Strafen. 

TSE ist die Abkürzung für Technische Sicherheits-Einrichtung. Diese zeichnet jede einzelne Transaktion einer Registrierkasse auf. Eine manuelle Veränderung der gespeicherten Buchung ist im Nachhinein dadurch nicht mehr möglich. TSE funktioniert also wie eine Art Tresor, zu dem niemand einen Schlüssel hat. Außerdem speichert TSE die Informationen finanzamtkonform. Das bedeutet, dass entsprechende Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllt werden. 

Seit dem 1. April 2021 ist das Gesetz, welches TSE regelt, in einer neuen Fassung in Kraft. Es besagt, dass sämtliche Kassenvorgänge durch die TSE protokolliert werden müssen. Eine TSE-Kasse zeichnet also alle Ein- und Auszahlungsvorgänge so auf, dass diese im Nachhinein nicht mehr verändert werden können. Der Hauptgrund für diese Regelung der Kassenführung ist einfach: Der Staat will der Steuerhinterziehung einen Riegel vorschieben

Das aktuelle gesetzliche Update erlegt allen Gewerbetreibenden die Pflicht zum Einsatz von Kassensystemen auf, die finanzamtkonform sind. Das heißt konkret: Jede einzelne Registrierkasse muss mit TSE ausgestattet sein. Die Regelung gilt grundsätzlich für alle Branchen. TSE muss also bei sämtlichen Unternehmen zum Einsatz kommen, die ihre Einnahmen mit Kassen erfassen. Die gängigsten Beispiele dürften hier die Einzelhandel Kassensysteme und Gastro Kassensysteme sein.

Klare Antwort: Ja. Seit dem 1. Januar 2023 ist der Betrieb von Kassen ohne TSE nicht mehr gestattet. Fehlt die TSE-Einrichtung in der Kasse, können empfindliche Bußgelder von bis zu 25.000 Euro fällig werden.  

Das TSE-Kassensystem registriert alle Vorgänge an der Kasse und ermöglicht es, diese an das zuständige Finanzamt zu übermitteln. Das funktioniert so: Alle Transaktionen - also Zahlungen, Stornierungen oder Abbrüche der Zahlung - werden zuerst mit einem Zeitstempel versehen, dann elektronisch signiert und anschließend gespeichert. Sollte dennoch jemand versuchen, die verbuchten Grundaufzeichnungen zu verändern, erkennt und verhindert die Sicherheitseinrichtung TSE etwaige Manipulationen.

Damit eine eindeutige Zuordnung von Transaktionen zur richtigen Kasse möglich ist, müssen laut KassenSichV alle elektronischen Kassenmodelle sowie sämtliche computerbasierten Kassen - also solche mit einer Kassensoftware - mit einer Seriennummer versehen sein. Diese wiederum ist beim Finanzamt registriert. TSE-Kassen können also jeden Versuch des Steuerbetrugs schon im Keim ersticken.

Hierfür findet sich in der KassenSichV keine ganz eindeutige Antwort. Das wiederum bietet eine gewisse Flexibilität, solange eben alles finanzamtkonform ist und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind. Das TSE-Kassensystem kann zum Beispiel an moderne Cloud-Lösungen angebunden werden. Eine Aufzeichnung der Daten auf einer SD-Karte, einem USB-Stick oder auf Speichermedien, die in der Kasse selbst integriert sind, ist ebenso möglich wie das Sichern auf einem Netzwerk-Speicher. Sogar das Speichern auf einem Server, der nicht in Deutschland steht, kann beim Finanzamt beantragt werden.

Unabhängig vom gewählten Medium ist aber unbedingt der Einsatz einer einheitlichen digitalen Schnittstelle erforderlich, um direkt mit dem Finanzamt zu kommunizieren und die Daten dorthin zu übertragen. Zum Schutz vor Datenverlust etwa durch einen Defekt des physischen Datenträgers und zur einfachen Verfügbarkeit der Daten ist heutzutage sicherlich eine Cloud-basierte TSE-Lösung zu bevorzugen. Solche Ansätze bieten ein hohes Maß an Sicherheit. Die Einrichtung einer Cloud-TSE dürfte auch um einiges schneller gehen als das aufwändige Erweitern der Kasse um eine weitere Hardwarekomponente.

Wie eingangs schon gesagt, kommen Unternehmen der allermeisten Branchen nicht um den Einsatz einer TSE-Kasse herum. Für diejenigen, die jetzt immer noch keine TSE-kompatible Kasse in Betrieb haben, stellt sich jetzt die Frage: Update oder Neuinvestition?

Zunächst muss überlegt werden, auf welche bestehende Hardware TSE aufgesetzt werden soll, Ist die Integration von TSE in das bestehende Kassensystem durch Experten nicht oder nur mit einem erheblichen finanziellen und technischen Aufwand möglich, sollte die Anschaffung einer neuen Kasse in Betracht gezogen werden, bei der TSE bereits an Bord ist.

Kassenanbieter haben hier eine große Bandbreite an Modellen im Angebot, die die technische Sicherheitseinrichtung bereits serienmäßig an Bord haben. Spezifische Vorgaben der KassenSichV werden somit direkt erfüllt. Zu diesen Vorgaben zählt zum Beispiel die Belegausgabepflicht.

Neben der Software für den täglichen Betrieb der Kasse liefern die Kassenanbieter außerdem eine Reihe von Hardware-Komponenten mit, die sich je nach individuellem Bedarf der Kundschaft zusammenstellen lassen. Das können Tablets sein, eine Kassenschublade oder der Drucker für den Kassenbon. In diesen ist dann TSE entsprechend integriert.

Durch diese Kombinationsmöglichkeiten erhalten Einzelhändler ebenso ein passgenaues System wie Gastronomen oder viele andere Branchen und genügen so den Anforderungen der KassenSichV.

• Einfaches Erfassen der Artikel per Barcode-Scanner

• Zentrale Artikelverwaltung mit Artikelinfos

• Warenbestandserfassung in Echtzeit

• Inventurfunktion
  
  

• Übersicht des Warenbestands sowie Raum- und Tischplan

• Übersicht aller offenen Bestellungen

• Automatische Benachrichtigung aus der Küche

• Trinkgeldfunktion
  
  

• Nützliche Features: Terminverwaltung pro Mitarbeiter

• Warenbestandsübersicht für verschiedene Standorte

• Rabattaktionen, Coupons und Gutscheine

• Intuitive Bedienbarkeit

Wer jetzt immer noch keine TSE-konforme Kasse an der Ladentheke stehen hat, sollte heute noch aktiv werden. Denn die Finanzämter schauen bei Kassensystemen gerne genauer hin, ob die gesetzlichen Vorgaben eingehalten sind. Der technische und finanzielle Aufwand, seine Kassen mit TSE auszustatten oder sich gleich ein neues Kassensystem anzuschaffen, halten sich in Grenzen. Zahlungsdienstleister wie PAYONE haben entsprechende Lösungen im Angebot, die mehr oder weniger per "Plug-and-play" angeschlossen werden können und sofort einsatzbereit sind.

Die Kassensysteme von Tillhub verfügen über Funktionen und Module für die meisten Branchen. Entdecken Sie weitere Branchenlösungen:

• Kassensystem Gastronomie

• Kassensystem Einzelhandel

• Kassensicherungsverordnung

• Kassensystem Friseur

• Kassensystem Kiosk

• Kassensystem Boutique

• Kassensystem Kleinunternehmer

• Kassensystem Café

• Kassensystem Bar und Kneipen

• Kassensystem Blumenhandel

• Kassensystem Foodtruck

• Kassensystem Wellness