Der digitale Kassenbon Mit QR-Code in die Zukunft

Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland eine generelle Belegausgabepflicht. Alle Dienstleister, die eine elektronische Kasse oder ein digitales Kassensystem betreiben, müssen Kunden einen Beleg bereitstellen. Um eine "Papierflut" sowie zusätzliche Kosten für den Belegaussteller möglichst zu vermeiden, erlaubt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) statt gedruckter Bons auch digitale Kassenbelege.

Diese kann der Händler bspw. als PDF versenden oder per QR-Code bereitstellen. Dafür ist allerdings die Zustimmung durch den Kunden erforderlich: Wünscht dieser einen auf Papier gedruckten Bon, reicht der digitale Beleg nicht. Zudem ist nicht davon auszugehen, dass jeder Kunde über ein Smartphone oder eine E-Mail-Adresse verfügt, um einen digitalen Beleg entgegenzunehmen. Komplett auf digitale Belege umzustellen, ist derzeit also nicht möglich.

Trotzdem sollte heutzutage jeder Dienstleister in der Lage sein, einen digitalen Kassenbon zumindest in Form eines QR-Codes auszustellen.

Wie eingangs erwähnt, erlaubt die KassenSichV neben gedruckten Kassenbons auch das Bereitstellen elektronischer Kassenbelege. Die Pflichtangaben des gedruckten oder elektronischen Kassenbons müssen laut §6 Satz 2 KassenSichV dabei ohne maschinelle Unterstützung (§6 Satz 2 Nummer 1) lesbar oder alternativ via Smartphone über einen QR-Code (§6 Satz 2 Nummer 2) darstellbar sein.

"Ohne maschinelle Unterstützung" bedeutet nicht, dass Computer nicht zum Einsatz kommen dürfen; vielmehr beschränkt dieser Passus die Ausgabe des Kassenbons auf standardisierte Datenformat wie bspw. PDF, PNG oder JPG. Auf diese Weise ist der Bon mit einer kostenfreien Standardsoftware lesbar bzw. sichtbar zu machen. Moderne Kassensysteme unterstützen digitale Belege mit den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, sodass Sie Ihren Kunden die individuell präferierte Belegform komfortabel und einfach übermitteln können.

Die Bereitstellung des Belegs für den Kunden muss in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang erfolgen, also direkt beim Abschluss einer Zahlungstransaktion.

Für die verwendete Technik zur Bereitstellung bzw. Entgegennahme des digitalen Belegs bestehen keinerlei Vorgaben. §146a der Abgabenordnung bestimmt nur, dass die alleinige Sichtbarmachung eines Belegs am Bildschirm bzw. im Kassendisplay nicht ausreicht. Zwingend zu gewährleisten ist deshalb, dass der Kunde den bereitgestellten Beleg auf elektronischem Weg auch entgegennehmen kann. Ohne maschinelle Unterstützung lesbare Belege können so bspw. per Download-Link (z. B. per SMS zu versenden), Near-Field-Communication (NFC) oder E-Mail übermittelt oder auch in einem Kundenkonto hinterlegt werden.

QR-Codes dürfen dagegen im Kassendisplay angezeigt werden, da der Kunde diesen vom Kassendisplay abscannen kann (dies setzt nur voraus, dass Ihre elektronische Registrierkasse oder Ihr digitales Kassensystem über ein entsprechendes Kundendisplay verfügt). Insofern ist der QR-Code auch die einfachste und damit praktischste Methode, einen Kassenbon bereitzustellen. Zumal Kunden mit QR-Codes mittlerweile sehr gut vertraut sind: Das Scannen von QR-Codes zum Zugriff auf Speisekarten in der Gastronomie ist heutzutage eine Selbstverständlichkeit. Weiteres Plus des QR-Codes: Kunden müssen keinerlei persönlichen Daten angeben.

Beim Einsatz von QR-Code-Belegen ergeben sich folgende Vorteile:

• Dienstleister sparen Bonrollen! Aus eingangs genannten Gründen können Sie zwar nicht ganz auf gedruckte Belege verzichten, für eine Vielzahl von Branchen verringert sich der Bedarf jedoch deutlich. Bspw. im Bäckerhandwerk verzichten Kunden in den allermeisten Fällen auf die Mitnahme des Belegs, sodass die Belegausgabepflicht hier nicht erfreut aufgenommen wurde. Der digitale Beleg spart den Bäckereien enorme Papierberge. Das ist gut für die Umwelt und spart Kosten.

• Thermopapier verblast nach einigen Jahren, was bezüglich der Aufbewahrungsfristen ein Problem darstellen kann. Digitale Belge sind dagegen dauerhaft "haltbar".

• Kunden speichern all ihre Belege übersichtlich in Ihrem Smartphone. Beleg verlieren oder verlegen kann also kaum noch vorkommen.

• Dienstleister und Kunden können Belege den jeweiligen Steuerberatern digital übermitteln. Das vereinfacht für Unternehmer die Kassenführung und den logistischen Aufwand in der Buchhaltung.

Die meisten modernen Smartphones haben einen QR-Code-Scanner in die jeweilige Kamerafunktion integriert. Eine zusätzliche App zum QR-Code scannen ist in den meisten Fällen also nicht erforderlich. Belege können dann bspw. in der Google-Wallet dauerhaft gespeichert werden.

Grundsätzlich zu unterscheiden ist zwischen "Rechnungen" und "Kleinbetragsrechnungen" (als solche gilt ein Kassenbeleg steuerrechtlich) - unabhängig davon, ob es sich um eine Bewirtung oder eine andere Dienstleistung handelt. Relevant ist der in Rechnung gestellte Bruttobetrag:

Für Beträge, die 250 € übersteigen, fordert das Finanzamt zusätzliche Angaben, um den Rechnungsbetrag steuerlich geltend machen zu können. So müssen zusätzlich zu den im letzten Abschnitt genannten Feldern eine eindeutige Rechnungsnummer sowie Name, Anschrift und Steuernummer des Leistungsempfängers (sprich des Käufers oder Gastes) auf einer formalen Rechnung angegeben sein.

Prinzipiell ist es möglich, diese zusätzlichen Angaben ebenfalls per QR-Code zu übermitteln. Der Digitale POS kann alle erforderlichen Rechnungsdaten im QR-Code abbilden, jedoch bieten nicht alle Kassensysteme diese Möglichkeit. Häufig ist es nur möglich, eine vollständige Rechnung als PDF per E-Mail zu versenden.

Der Digitale POS erlaubt zudem das Hinterlegen von Kundendaten, sodass (Bewirtungs-)Rechnungen ähnlich schnell wie ein Kleinbetragsrechnung-QR-Beleg generiert werden kann.

Nach dem Belegprinzip sind Buchungen wie bspw. eine Kassenbestandsänderung nur durch Belege auszulösen. Ein Kassenbeleg (auch als QR-Beleg) ist für Kassenbestandsänderungen also immer erforderlich. Außerdem dokumentiert auch ein QR-Kassenbon Ausgaben im Rahmen der Steuererklärung.

Mit Einführung der Belegpflicht ist der Unterschied zwischen QR-Beleg und Quittung zumindest für Bruttobeträge bis 250 € für die Verwendung beim Finanzamt in der Praxis jedoch unbedeutend. Kassenbons und QR-Belege bis 250 € Brutto gelten - wie im vorigen Abschnitt erwähnt - als Kleinbetragsrechnungen. Und somit reichen die Pflichtangaben des QR-Kassenbelegs für die steuerliche Verwendung.

Eine "vollständige" Rechnung kann übrigens auch als Quittung dienen, sofern ein Passus wie "Betrag erhalten" sowie Datum und Unterschrift des Zahlungsempfängers, die Zahlung bestätigen.

Wer ein modernes, vollständig eingerichtetes digitales Kassensystem einsetzt, kann davon ausgehen, dass der QR-Code alle gesetzlich vorgeschriebenen Daten für eine Kleinbetragsrechnung bereitstellt. Die Struktur der Daten im QR-Code entspricht dabei den Vorschriften zur "Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme" (DSFinV-K). Welche Daten das mindestens sein müssen, regelt wiederum §6 der KassenSichV:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers

• Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und -beendigung

• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung

• Transaktionsnummer sowie Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems (d.h. Registrierkasse oder Kassensystem) oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls (TSE)

• Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf

• Zahlungsart
  

Zum 1. Januar 2024 sind durch eine Änderung der Kassensicherungsverordnung folgende Felder als Kassenbeleg-Pflichtangaben hinzugekommen:

• Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Seriennummer des Sicherheitsmoduls

• Signatur-Zähler (wird von der TSE festgelegt)

• Prüfwert (ebenfalls von der TSE)

Falls Sie bereits ein Kassensystem betreiben, sollten Sie prüfen, ob Ihre Kassenbelege diese zusätzlich geforderten Angaben bereits enthalten. Eventuell hilft ein Update, falls dies nicht der Fall ist - fragen Sie ggf. bei Ihrem Kassensystem-Anbieter.