Registrierkassenpflicht Alles, was Sie wissen müssen

Die deutsche Abgabenordnung zwingt Kassenbetreiber nicht zum Einsatz einer elektronischen Registrierkasse oder eines elektronischen Kassensystems. Es gilt in Deutschland also keine Registrierkassenpflicht. Das scheint zunächst erleichternd, gelten doch Belegausgabepflicht (Bonpflicht) und die Verpflichtung zum Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nur, wenn eine digitale Kasse im Einsatz ist.

Die Steuerbehörden erlauben jedoch nur eine Alternative: die sogenannte offene Ladenkasse. Diese kommt mit einigen Auflagen, die für die allermeisten Händler, Gastronomen und andere Dienstleister den Geschäftsalltag eher komplizieren als vereinfachen.

Dieser Artikel gibt einen Überblick zur Registrierkassenpflicht und erläutert, warum Sie die "freiwillige" digitale Kasse und insbesondere ein Kassensystem in den meisten Fällen bevorzugen sollten.

Nur Unternehmen, die keine baren oder unbaren Zahlungen entgegennehmen, kommen ohne physische Kasse aus. Darunter fallen z. B. Online-Händler oder -Dienstleister und Unternehmen, die Dienstleistungen nur auf Rechnung erbringen.

Umgekehrt gilt: Betriebe, die vor Ort (am Point of Sale - POS) bare und unbare Zahlungen von Kunden oder Gästen entgegennehmen, benötigen grundsätzlich eine Kasse.

Eine Kasse führen heißt nicht, dass grundsätzlich eine elektronische Registrierkasse oder ein digitales Kassensystem einzusetzen ist. Wie eingangs erwähnt, erlaubt die Abgabenordnung auch die offene Ladenkasse. Dabei kann es sich um eine Geldkassette, eine Zigarrenkiste oder bspw. eine ältere rein mechanische Registrierkasse handeln.

Vor Ort bzw. POS bedeutet übrigens nicht unbedingt, dass ein Ladenlokal vorhanden sein muss. Eine Kasse ist bspw. auch zu führen für:

• Speisen, die der Gast bei Lieferung an der Haustür bezahlt.

• Mobile Dienstleistungen (Friseur, Schlüsseldienst, Personal Trainer, Handwerker etc.), die direkt beim Kunden bar oder unbar abgerechnet werden.

• Individuelle Veranstaltungen wie Vereinsfeste und Events.

• Verkaufsstände auf Wochenmärkten, gewerbliche Flohmarkthändler etc.

Gastronomen gehen häufig davon aus, dass in der Gastronomie eine Registrierkassenpflicht greift. Richtig ist jedoch: Keine Branche, auch nicht die Gastronomie, muss nach heute geltenden Gesetzen eine digitale Kasse führen - zumindest in der Theorie.

Faktisch besteht dennoch eine Registrierkassenpflicht, zumindest für Restaurantbetriebe und die Hotellerie. Aus einfachem Grund: Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsbelegen ist nur bei maschinell erstellten Belegen möglich (laut Information des Bundesfinanzministerium im November 1994, BStBl 1994 I S.855).

Bewirtungsbelege von Diskotheken, Clubs oder bspw. Bars sind steuerlich ohnehin kaum anerkennungsfähig, trotzdem ist die offene Ladenkasse auch hier kaum sinnvoll einzusetzen. Derartige Betriebe leben von einer Vielzahl an Gästen, die im besten Fall zahlreiche Getränke konsumieren. Die daraus resultierende Buchführung war früher durchaus handhabbar - heute ist das kaum noch möglich, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Ziel der Finanzbehörden ist, dass Händler, Gastronomen und andere Dienstleister möglichst alle Umsätze ohne Ausnahmen steuerlich erfassen. Die bei elektronischen Kassen geltende TSE- und Bon-Pflicht erfüllt aus Sicht der Behörden diese Anforderung nach "Transparenz" bei Zahlungstransaktionen. Anders ausgedrückt: Umsätze manipulieren, um Steuern zu sparen, ist mit elektronischen Kassen und Kassensystemen kaum noch möglich.

Um auch bei der nicht-elektronischen Kassenführung auf vollständige Informationen zugreifen zu können, gelten mehrere Auflagen, die für den Kassenführer einen erheblichen Aufwand und damit einen deutlichen Nachteil bedeuten.

• Alle Aufzeichnungen müssen manuell erfolgen
  Das gilt für alle Aufzeichnungen - technische Hilfsmittel wie Computer sind dabei grundsätzlich nicht zulässig. Das heißt, dass auch das Führen von Excel-Listen nicht erlaubt ist.

• Alle Buchungen und Kassen-Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen
  § 146 Abs. 1 Satz 1 AO gilt auch für nicht-elektronische Kassen. Dieser Paragraf erlaubt allerdings auch Ausnahmen: Die Einzelaufzeichnungspflicht kann bspw. entfallen, wenn der Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen stattfindet und Barzahlung erfolgt (z. B. Einzelhändler auf dem Wochenmarkt ohne Einsatz eines Kartenterminals).

• Sämtliche Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich festgehalten werden
  Das Sammeln und spätere Aufzeichnen ist unzulässig (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Nur in Ausnahmefällen sind Kassenbericht-Eintragungen noch am folgenden Geschäftstag erlaubt. Dafür müssen zwingende geschäftliche Gründe vorgetragen werden.

• Kassenaufzeichnungen dürfen keinesfalls am Ende der Woche oder des Monats erstellt werden
  z. B. von den Mitarbeitern des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten.

• Prüfung der Kassensturzfähigkeit/Kassen-Nachschau
  Sachverständige Dritte, z.B. Prüfer der Finanzverwaltung, müssen jederzeit in der Lage sein, den Sollbestand laut Kassenaufzeichnungen (Kassenbuch oder Kassenberichte) mit dem Istbestand der Geschäftskasse abzugleichen.

• Bei Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung (nach §4 Abs.3 EStG) sind bare und unbare Einnahmen und Ausgaben durch geordnete und vollständige Belege nachzuweisen
  Das bedeutet besonders viel Aufwand, wenn die Einzelaufzeichnungspflicht nicht entfällt.

• Sie kostet wenig bis nichts
  Eine Geldkassette ist günstig, ein Schuhkarton oder eine Zigarrenkiste sogar kostenlos.

• Keine Belegausgabepflicht
  Anders als für elektronische Kassen gilt die Bonpflicht gemäß §146a AO nicht. Auf Anforderung ist dem Kunden jedoch ein handschriftlicher Beleg (Quittung oder Rechnung) auszustellen.

• Keine TSE-Pflicht
  Die ebenfalls in §146a (AO) geforderte technische Sicherheitseinrichtung entfällt bei der offenen Ladenkasse.

• Einzelaufzeichnungs-Pflicht aller Transaktionen entfällt
  Dies gilt allerdings nur bei Bar-Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen. Das dies tatsächlich so ist, muss allerdings gegenüber dem Finanzamt bewiesen werden. Stimmt das FA nicht zu, ist entsprechend jede einzelne Transaktion aufzuzeichnen.

• Keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs
  Das gilt nur bei Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG.

Wird diesen Anforderungen nicht entsprochen bzw. finden die Finanzprüfer unschlüssige, widersprüchliche oder lückenhafte Aufzeichnungen vor, führt dies zur "Schätzungsbefugnis dem Grunde nach". D.h. das Finanzamt darf eine Umsatzschätzung vornehmen - was (nicht selten erhebliche) Steuernachzahlungen nach sich ziehen kann. Und bei Vorsatz und entsprechendem Schweregrad auch strafrechtlich verfolgt werden kann.

Händler, Gastronomen und Dienstleister aller Branchen sollten die vermeintliche Vereinfachung bei der Einnahmenermittlung, geringe bis nicht-existente Anschaffungskosten und die Stromunabhängigkeit sehr genau gegen den erheblichen manuellen Aufzeichnungs-Aufwand abwägen.

Zudem ist zu beachten:

• Das Kontrollieren von Mitarbeitenden ist nicht ohne weiteres möglich - was vielen Unternehmen immer dann, wenn Bargeld im Spiel ist, wichtig ist.

• Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind komplexer, da Kennzahlen manuell zu ermitteln sind. Ein Kassensystem liefert hier umfangreiche Reports auf Knopfdruck (eine elektrische Registrierkasse i.d.R. auch, aber nicht so detailliert und vor allem nicht so übersichtlich).

Wer nur wenige Zahlungsvorgänge durchführt, meistens allein oder mit eng Vertrauten arbeitet und die Buchführung gerne handschriftlich erledigt, kann problemlos weiterhin mit der offenen Ladenkasse arbeiten. Für alle anderen empfiehlt sich jedoch eine moderne elektronische Kasse. Sollte das eine reine Registrierkasse sein oder doch besser ein Kassensystem? Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Auch ohne Registrierkassenpflicht ist - wie die vorigen Abschnitte zeigen - in den allermeisten Fällen eine elektronische Kassenführung die bessere Wahl. Doch was spricht für eine elektronische Registrierkasse und was für ein digitales Kassensystem?

Elektronische Registrierkassen dienen nur zur Aufzeichnung folgender Transaktionen:

• Verkäufen getrennt nach Steuersätzen sowie bar und unbar

• Ausgaben

• Entnahmen

• Einlagen

• Stornos

Aus den aufgezeichneten Daten werden Berichte wie Journals, Kassenbericht, X- und Z-Bons etc. erstellt Damit ist der Funktionsumfang einer elektronischen Registrierkasse im wesentlichen erschöpft. Digitale Kassensysteme verfügen dagegen über eine erhebliche Anzahl zusätzlicher Funktionen. Das Aufführen all dieser Funktionen sprengt den Rahmen dieses Artikels. Hier einige wenige Beispiel-Funktionen für typische Branchen:

• Intuitive Bedienbarkeit

• Terminverwaltung pro Mitarbeiter

• Warenbestandsübersicht für verschiedene Standorte

• Rabattaktionen, Coupons, Gutscheine

• Einfaches Erfassen der Artikel per Barcode-Scanner

• Zentrale Artikelverwaltung mit Artikelinfos

• Warenbestandserfassung in Echtzeit

• Inventurfunktion

• Übersicht des Warenbestands sowie Raum- und Tischplan

• Übersicht aller offenen Bestellungen

• Automatische Benachrichtigung aus der Küche

• Trinkgeldfunktion

Kassensysteme sind in der Anschaffung natürlich teurer als Registrierkassen, der wesentlich größere Funktionsumfang des Kassensystems mit einer teilweisen Automatisierung von Prozessen spart aber Kosten an anderer Stelle:

• Es erübrigt sich bspw. die Anschaffung separater Soft- und Hardware für Warenwirtschaft, Personalverwaltung, Tisch- und Terminverwaltung, Buchführungsaufgaben etc..

• Die Erfassung von Warenein- und ausgängen erfolgt per Barcodescanner wesentlich schneller als bei manueller Eingabe - und gesparte Zeit senkt die Kosten in der Gesamtbetrachtung.

• Die Buchhaltung gelingt effizienter: Kassenlösungen können unter anderem die komplette Buchhaltung direkt aus dem System heraus versenden - DATEV-konform, sodass der Steuerberater ohne weitere Dateneingabe oder Datenaufbereitung mit den Zahlen weiterarbeiten kann. Das heißt, auch der Steuerberater spart Zeit - und kann ggf. günstiger abrechnen.

Nachfolgend finden Sie eine Vielzahl an Beiträgen zu Kassenlösungen, die speziell auf jede Branche zugeschnitten sind.

• Kassensystem Gastronomie

• Kassensystem Einzelhandel

• Kassensicherungsverordnung

• Kassensystem Friseur

• Kassensystem Kiosk

• Kassensystem Boutique

• Kassensystem Kleinunternehmer

• Kassensystem Café

• Kassensystem Bar und Kneipen

• Kassensystem Blumenhandel

• Kassensystem Foodtruck

• Kassensystem Wellness