Ein Restaurant eröffnen Selbständig machen in der Gastronomie

Der Volksmund irrt, wenn er sagt: "Wer nichts wird, wird Wirt". Diese unbedachte Äußerung legt nahe, dass kein besonders Know-how erforderlich ist, um ein eigenes Restaurant zu eröffnen. Doch nichts liegt der Wirklichkeit ferner: Der Erfolg im Gaststättengewerbe fußt auf einer ganzen Reihe von Faktoren, Kenntnissen und Fertigkeiten.

Business-Plan & Finanzierung, Konzept, Standort, Markt und Marktumfeld, Zielgruppe, Mitarbeitende und deren Führung, Warenbeschaffung und deren Qualität, Buchhaltung und viele weitere Faktoren sind zu berücksichtigen. Zudem gilt es, sehr genau vorzubereiten, zu analysieren und definieren, wie das Grundkonzepts des Restaurants gestaltet sein sollte, um sich inmitten starker Konkurrenz erfolgreich zu etablieren.

In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die wichtigsten Erfolgsfaktoren und Voraussetzungen, zum Traum vom eigenen Restaurant.

Die meisten Ratgeber sind sich einig: Bei der Existenz-Gründung ist das richtige Grundkonzept bzw. die Geschäftsidee ein wichtiger - wenn nicht der wichtigste - Erfolgsfaktor für ein Restaurant oder jede andere Gastronomie. Das ist grundsätzlich auch richtig. Als angehender Restaurantbesitzer lohnt sich deshalb ein detaillierter Blick darauf, was Konzepte alles umfassen können bzw. sollten.

Weiter gefasste Definitionen des Begriffs Restaurant-Konzept beinhalten Faktoren wie Businessplan und Finanzierung über den Standort bis hin zur Gestaltung der Service-Kleidung, der Speisekarten und Speisenfolge, des Bestecks und der Teller und einer Menge mehr. Enger gefasste Definitionen beschränken sich darauf, eine generelle Richtung festzulegen. Wie umfangreich das eigene Konzept ausfallen sollte bzw. muss, ist nicht allgemeingültig zu beantworten.

Das Wichtigste: Das Konzept sollte zur Persönlichkeit des Betreibers passen. Ergibt eine Standortanalyse, dass bspw. ein mittelpreisiger Grieche für Familien das ideale Konzept für einen bestimmten Standort ist, der Inhaber oder die Inhaberin aber weder an Kindern noch griechischen Speisen Freude hat, kann das die Motivation für das operative Geschäft zumindest langfristig deutlich beeinträchtigen, wenn nicht das reine Geldverdienen im Fokus steht.

Ein Gastro-Konzept lässt sich nicht ohne Blick auf den Standort entwickeln. An einem von Tagestouristen frequentierten Ort sollte ein Restaurant entstehen, das zu dieser Zielgruppe passt. Es lohnt sich also, das Umfeld des Standorts genau zu analysieren.

Eine Standortanalyse umfasst folgende Faktoren:

1. Einzugsgebiet und Erreichbarkeit
   Existiert am Standort Laufkundschaft? Von wo kommen weitere potenzielle Gäste und wer sind diese? Was ist deren Kaufkraft? Wie ist die Parkplatzsituation und/oder sind öffentliche Verkehrsmittel für den Weg vorhanden?
2. Kaufkraft
   Hohe Preise können sich bspw. meist nur einkommensstarke Gäste leisten. Existieren diese im Einzugsgebiet?
3. Konkurrenz
   Welche weiteren Restaurants und andere Wettbewerber existieren im gleichen Einzugsbereich? Daraus lässt sich eventuell auch ein potenzielles Alleinstellungsmerkmal ableiten.
4. Behördliche Auflagen
   Ist zum Beispiel eine Außenterrasse möglich? Müssen Lärmschutz-Maßnahmen ergriffen werden?
5. Räumlichkeiten der potenziellen Immobilie
   Ist der Raum geeignet, das angedachte Konzept umzusetzen? Reicht der Raum, um eine ausreichende Anzahl Sitzplätze (für das angedachte Konzept) bereitzustellen? Sind Lagerräume und Küche zu klein oder zu groß (jeder ungenutzte Quadratmeter verursacht unnötige Kosten)? Besteht die Möglichkeit, das Restaurant ggf. zu vergrößern? Wie hoch ist die Miete? Wie langfristig lässt sich in der Immobilie planen: Wie lange läuft der Mietvertrag? Rentiert sich eine aufwändige (kostspielige) Renovierung bei relativ kurzer Laufzeit? Ein langer Mietvertrag kann dagegen problematisch sein, wenn das Konzept nicht aufgeht: eventuell eine Ausstiegsklausel formulieren.
6. Potenzielle Entwicklung des Standorts
   Wie hat sich das Umfeld in der jüngeren Vergangenheit entwickelt (Stichworte "Gentrifizierung" und "Kaufkraftentwicklung")? Lässt diese Entwicklung Rückschlüsse auf die Zukunft zu?

Ergibt die Standortanalyse, dass ein Wunschkonzept aller Voraussicht nach nicht an den jeweiligen Standort passt, sollte entweder ein anderer Standort ins Auge gefasst oder das Konzept überdacht werden. Es ist nicht ratsam, sich auf einen bestimmten Standort oder ein Konzept 100 % festzulegen, wenn das Umfeld nicht analysiert wurde. Die Voraussetzungen müssen stimmen, denn es geht meist um sehr viel Geld.

Die benötigte Summe für die Restaurant-Eröffnung lässt sich verringern, wenn bspw. die teure neue Küchenausstattung geleast statt gekauft wird. Eine hohe Anfangsinvestition in Gastronomie-Kassensystem und Kartenterminal lässt sich durch Miet-Geräte vermeiden. Unabhängig davon, ob Teile der Ausstattung geleast oder gemietet werden: Die Wenigsten verfügen über das benötigte Startkapital, das zum Restaurant-Aufbau erforderlich ist. Oder die gesamte Summe für die Abstandszahlung, falls ein bereits bestehendes Restaurant übernommen werden soll.

Es muss davon ausgegangen werden, dass es dauert, bis ein Restaurant anläuft. Das gilt nicht nur bei einer Neueröffnung, sondern auch bei einer Übernahme. Hier ist zu erwarten, dass Umsätze zumindest vorübergehend sinken: Ein neuer Eigentümer muss existierende Kundschaft aufs Neue überzeugen.

In den ersten Monaten nach Eröffnung oder Übernahme übersteigen die Ausgaben also oft die Einnahmen. Auch bei einem grundsätzlich passendem Konzept, für das die langfristigen Aussichten gut sind. Folglich müssen Kapitalgeber gefunden werden, um die Einstandssumme und die Ausgaben für die Anlaufphase zu decken.

Um Kapital einzuwerben, ist immer ein Geschäftsplan (allgemein gebräuchlich ist der englische Begriff Businessplan) der Ausgangspunkt. Das gilt nicht nur bei einer Neugründung, sondern auch für eine Restaurant-Übernahme. Wer selbst keinen Businessplan erstellen kann, sollte sich einen externen Berater suchen. Allerdings ist nicht jeder Berater ausreichend erfahren bzw. für die Gastronomie kompetent. Es lohnt sich, hier entsprechende Referenzen anzufragen.

Wurde ein fundierter Geschäftsplan erstellt, kann sich der potenzielle Investor davon überzeugen, dass der Kapitalsuchende sich intensiv mit Konzepten und Risiken auseinandergesetzt hat. Denn ein kompletter, gut ausgearbeiteter Businessplan zeigt letztendlich, ob alle Eventualitäten durchdacht wurden. Und weist aus, wie hoch der Kapitalbedarf tatsächlich ausfällt.

Und grundsätzlich gilt: In die Geschäftsplanung sollten unbedingt realistische Einschätzungen und Zahlen einfließen. Schönrechnen ist kein guter Ausgangspunkt.

• Überzeugt potenzielle Kapitalgeber vom geplanten Vorhaben und der Wirtschaftlichkeit des Konzepts
• Ermöglicht dem Existenzgründer selbst, das eigene Konzept fundiert zu strukturieren und einen Gesamtüberblick zu erhalten. Ggf. muss die ursprüngliche Idee angepasst oder grundlegend überarbeitet werden. Dabei sollte auch die Standortanalyse bestimmend in die Planung einfließen
• Hilft, alle einfließenden Faktoren aufeinander abzustimmen. Bspw. nimmt die Zielgruppe Einfluss auf den Marketingplan und somit die Kosten für die Kommunikation
• Erlaubt eine Erfolgskontrolle. Weichen Kosten oder Ergebnisse schon früh im Prozess der Restaurant-Gründung vom Businessplan ab können rechtzeitig Korrekturen eingeleitet werden
• Erfordert zwingend eine systematische Vorgehensweise. Wird alles logisch (und mit gesundem Menschenverstand) durchdacht, können Lücken oder Fehler schon in der Planungsphase erkannt werden
• Dient dazu, Risiken zu identifizieren. In der Planung können verschiedene Szenarien berücksichtigt werden. Was ist, wenn ein Lieferant ausfällt? Ein verregneter Sommer die Terrassenumsätze einbrechen lässt? Ein Koch ausfällt und kein Ersatz gefunden werden kann oder Küchengeräte kaputtgehen? Es sollte nicht nur der Idealfall durchdacht werden. Ggf. müssen höhere Kapitalreserven eingeplant werden.

Kapital kann aus mehreren Quellen beschafft werden. Die lokalen Industrie- und Handelskammern geben eine vollständige Übersicht aller Finanzierungsmöglichkeiten (z. B. die IHK Offenbach, die einen kurzen Leitfaden bereitstellt).

Hier eine Kurzvorstellung ausgewählter Förderungsmöglichkeiten:

• Privatkredit:
  Ein Kredit von Freunden oder aus dem Familienkreis ist die einfachste, weil unbürokratische Form der Kapitalbeschaffung. Im Prinzip ist hier auch kein Businessplan erforderlich (aber dennoch ratsam). Einen "Handschlag-Vertrag" sollte man hier nicht eingehen: Sollten ohne einen rechtlich sicheren Vertrag Schwierigkeiten bei der Rückzahlung auftauchen, sind Familienbande und Freundschaften schnell zerstört. Uneingeschränkt zu empfehlen ist diese Form der Kapitalbeschaffung nur dann, wenn die Kapitalgeber einen eventuellen Verlust zumindest finanziell ohne Probleme tragen können.
• Crowdfunding:
  Eine weitere Form des Privatkredits über entsprechende Plattformen. Hier sollte ein fundierter Businessplan präsentiert werden. Diese vergleichsweise junge Form der Kapitaleinwerbung ist bei jüngeren Existenzgründern beliebter.
• Kredit von der Bank oder Sparkasse:
  Kreditinstitute sind in der Regel nicht besonders geneigt, Kredite für gastronomische Projekte von Neueinsteigern zu gewähren. Speziell, wenn keine Sicherheiten vorhanden sind. Banken gehen in der Gastronomie von einem vergleichsweise hohen Ausfallrisiko aus - und sind entsprechend nicht unbedingt gewillt, eine höhere Kreditsumme ohne Sicherheiten auszuzahlen. Bessere Chancen haben erfahrene Gastronomen und solche mit Sicherheiten. Banken fordern in jedem Fall einen aussagekräftigen Geschäftsplan. Eventuell hilft es, die Hausbank frühzeitig in die Planungsphase mit einzubeziehen.
• Brauerei-Verträge:
  Beim Brauerei-Vertrag (Bierlieferungsvertrag) erhält der Restaurantbetreiber das Darlehen von einer Brauerei. Im Gegenzug verpflichtet sich der Kreditnehmer dazu, Produkte nur von dieser Brauerei (oder dem Getränkehersteller) zu beziehen und das Markenlogo gut sichtbar im Restaurant zu präsentieren. Meist werden dabei Mindestabnahmemengen und feste Abnahmekonditionen festgelegt. Das bedeutet, dass Getränke (nicht nur Bier) nicht aus anderen Quellen bezogen werden dürfen - auch wenn dort günstigere Bezugspreise erzielt werden könnten. Die Laufzeit der Verträge hängt oft von der Kreditsumme ab. Mindestabnahmemengen sind problematisch, wenn die Gäste nicht ausreichend konsumieren. Ein Vorteil dieser Kapitalbeschaffung ist allerdings: Die Brauereien sind Gastro-Profis und können unter Umständen besser als ein Kreditinstitut, Freunde und Familie oder man selbst einschätzen, ob ein Restaurantkonzept Aussicht auf Erfolg hat.
• Leasing:
  Wer ganz neu anfängt, kann zumindest die Küchenausstattung leasen. Professionelle Küchengeräte sind hochpreisig und machen nicht selten einen erheblichen Teil der Einstandskosten einer Restauranteröffnung aus. Das bedeutet, dass der Betrag für den restlichen Kapitalbedarf unter Umständen deutlich geringer ausfällt, wenn Teile der Ausstattung geleast werden - und die Chancen auf einen Bankkredit verbessern. Zudem können die Leasingraten komplett von der Steuer abgesetzt werden, was ggf. einfacher ist als die Abschreibung von gekauften Geräten. Natürlich erhöhen sich dadurch die monatlichen Fixkosten.

Zusätzlich zu Krediten oder Eigenmitteln sind unter Umständen auch Fördermittel aus unterschiedlichen Töpfen verfügbar:

• Bundesagentur für Arbeit
  Bezieher von Arbeitslosen- oder Bürgergeld (früher Arbeitslosengeld II) können einen Gründerzuschuss oder ein Einstiegsgeld beziehen. Beide Unterstützungen sind Ermessensleistungen, werden zeitlich begrenzt und nur dann gewährt, wenn die Existenzgründung als tragfähig angesehen wird. Als Tragfähigkeitsnachweis dient der Businessplan.
  
  
  • Gründerzuschuss: 6 Monate Zuschuss in Höhe des zuletzt ausgezahlten Arbeitslosengeldes plus 300 Euro monatlich; danach für 9 Monate 300 Euro monatlich.
  • Einstiegsgeld: Maximal 24 Monate Zuschuss; die Zuschusshöhe ist etwas komplexer als beim Gründerzuschuss, insofern können hier keine konkreten Summen genannt werden. Zusätzlich zum Einstiegsgeld kann ein einmaliger Zuschuss bis zu EUR 5000 oder ein darüber hinaus gehendes Darlehen beantragt werden. Mehr Informationen dazu auf der Seite der Bundesagentur für Arbeit.
    
    
  Beide Zuschussformen ergeben keine hohen Unterstützungssummen, im Einzelfall und abhängig von der Höhe des benötigten Startkapitals sind diese Zuschüsse dennoch hilfreich.
  
  
• KfW Gründerkredit StartGeld
  Die Kreditanstalt für Wiederaufbau stellt wesentlich höhere Summen zur Verfügung. Ein Antrag auf Förderung kann bis zu 5 Jahre nach Gründung erfolgen. Auch hier ist der Businessplan der Ausgangspunkt. Mehr dazu auf der Seite der KfW.
  
  
• Förderbanken
  Während die KfW auf Bundesebene agiert, sind auf Landesebene die sogenannten Förderbanken aktiv, um staatliche Fördermittel zu vergeben (in Hessen bspw. die WI Bank, in Bayern die LfA Förderbank Bayern). Eine vollständige Übersicht der Landes-Förderbanken findet sich hier.
  
  
• Mikrokreditfonds des Bundesministerium für Arbeit und Soziales
  "Mein Mikrokredit" wird über bundesweit beim Bundesarbeitsministerium akkreditierte Mikrofinanzinstitute vergeben. Ein Mikrokredit kann bis zu EUR 25.000 betragen.

Mehrere Rechtsformen sind denkbar. Was im Einzelfall sinnvoll ist, sollte mit dem oder den persönlichen Steuerberatern abgestimmt werden.

Üblich, wenn man alleiniger Inhaber des Restaurants sein wird. Der Einzelunternehmer haftet mit seinem Privatvermögen. Zur Gründung genügt ein Gewerbeschein und eine Registrierung der Tätigkeit beim Finanzamt.

Gründen mehrere Personen, ist für Restaurants eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) üblich. Haftung mit Privatvermögen.

Wer mit Kapitalgebern arbeitet und über ausreichendes Kapital verfügt, kann prinzipiell auch eine GmbH oder eine UG (Unternehmergesellschaft) gründen. Bei der GmbH ist ein Stammkapital von EUR 25.000,-- erforderlich, bei einer UG dagegen nur ein Stammkapital von 1 Euro pro Gesellschafter. Die Haftung beschränkt sich auf das Gesellschaftsvermögen.

Nebst Kapitalbeschaffung und Festlegen der Rechtsform gilt es, einige Behördengänge zu absolvieren, um alle Genehmigungen zu erhalten. In Deutschland herrscht Gewerbefreiheit, d.h. grundsätzlich besteht für jeden Menschen die Freiheit, sich gewerblich zu betätigen. Werden Alkohol oder Speisen angeboten, gilt jedoch eine Beschränkung der Gewerbefreiheit. Entsprechend ist für den Betrieb eines Restaurants eine behördliche Zulassung in Form einer Gaststättenerlaubnis (ugs. immer noch als Gaststättenkonzession bezeichnet) erforderlich.

Außerdem gelten Bestimmungen bzgl. Ladenöffnungszeiten, Gesundheitsrichtlinien und Lebensmittelhygienegesetzen, Brandschutzverordnung und Jugendschutz. Nicht zu vergessen ist auch die Anmeldung bei der GEMA, falls Musik abgespielt wird.

Das Ausstellen der Gaststättenerlaubnis ist Sache der Länder. Der Antrag ist jedoch bei der Stadt zu stellen, in der das Restaurant betrieben werden soll. Die Gebühren dafür belaufen sich länderabhängig ungefähr auf EUR 500. Einzig im Saarland existiert kein Konzessionierungsverfahren, hier genügt es, das Restaurant beim Gewerbeamt als überwachungspflichtiges Gewerbe anzumelden. Die Erteilung der Gaststättenerlaubnis kann mit Auflagen oder Bedingungen verbunden sein.

Bei Antragstellung sind folgende Unterlagen erforderlich:

• Polizeiliches Führungszeugnis von der Kommunalverwaltung.
• Gewerbezentralregister-Auskunft vom Gewerbeamt. Diese weist nach, dass der Antragsteller nicht aus bestimmten Gründen von einer Gaststättenerlaubnis ausgeschlossen ist.
• Pachtvertrag oder im Fall der Nutzung eigener Räumlichkeiten ein Grundbuchauszug.
• Unbedenklichkeitsbescheinigung vom zuständigen Finanzamt
• Ein Grundrissplan, wenn die Immobile neu errichtet, umgebaut oder erweitert wird.
• Ggf. erforderlich ist der Nachweis einer Gewerbeversicherung und/oder der Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft.
• Nachweis der Teilnahme an einer Unterrichtung nach §4 I Nr. 4 Gaststättengesetz. Für Köche und weitere Berufsgruppen gilt die Unterrichtungspflicht ggf. nicht (Schulungen/Unterrichtungen bei den lokalen IHK).

§4 I GastG ist auch geregelt, wann die Behörden die Erlaubnis verweigern können:

• der Antragsteller nicht die notwendige Zuverlässigkeit besitzt (bspw. wegen persönlichem Alkoholmissbrauchs oder anzunehmen ist, dass Vorschriften des Lebensmittelrechts, des Gesundheitsrechts oder des Jugend- und Arbeitsschutzes nicht eingehalten werden).
• die angedachten Räumlichkeiten für den Betrieb eines Restaurants hinsichtlich des Schutzes der Gäste und Beschäftigten nicht geeignet sind.
• die Lage des Restaurants Belästigungen der Allgemeinheit verursacht oder schädliche Umwelteinwirkungen nach sich zieht.

Die Erlaubnis kann also verweigert werden, wenn entweder der Antragsteller oder die Räumlichkeiten nicht den behördlichen Anforderungen entsprechen. Dies sind teils keine vollkommen objektiven Kriterien, insofern sollte vor Unterzeichnung eines Miet- oder Pachtvertrags der Dialog mit den Ämtern aufgenommen werden bzw. im mehreren Schritten erfolgen. Insgesamt ist zu empfehlen, Anträge frühzeitig zu stellen, da die Bearbeitung in aller Regel viel Zeit in Anspruch nimmt.

Nachdem alle behördlichen Vorbereitungen abgeschlossen sind, das Restaurant fertig renoviert und eingerichtet und das Personal eingestellt ist, kann im Prinzip Eröffnung gefeiert werden. Spätestens jetzt - idealerweise jedoch weit vorher - ist der operative Betrieb zu organisieren. Dazu gehören unter anderem. Die wichtigen Punkte Kasse und bargeldloses Kassieren.

Seit Anfang 2023 fordern die Finanzbehörden zwingend eine Kasse mit TSE, um sicherzustellen, dass alle Einnahmen ordnungsgemäß erfasst werden. Deshalb steht die Entscheidung an, ob eine elektronische Registrierkasse oder ein digitales Kassensystem angeschafft werden sollte.

Eine elektronische Registrierkasse ist im Vergleich zum Kassensystem günstiger in der Anschaffung, jedoch müssen für Warenwirtschaft, Personalverwaltung und bspw. Buchhaltung separate Systeme angeschafft werden. Diese Extra-Systeme verursachen Kosten, welche höher ausfallen können, als die (vermeintliche) Einsparung. Ein digitales Kassensystem wie der digitale POS von PAYONE integriert die genannten und weitere Funktionen. Diese operativen Geschäftsprozesse werden über eine einzige, intuitiv bedienbare Oberfläche (per Touchscreen) abgewickelt, was den täglichen Betrieb maximal vereinfacht und so effizient macht.

Hier eine Übersicht der wichtigsten Funktionen, die unsere Kassensysteme bieten:

• Tischverwaltung und -abrechnung (mit Tisch Split)
• Reservierungssystem
• Speisekartenverwaltung
• Warenwirtschaft
• Personalverwaltung
• Buchhaltung/ Steuerberater/ Finanzamt
• Marketingaktionen (Mailings, Happy Hour, Coupons/Gutscheine)
  
  

Gäste sollten heutzutage immer auch bargeldlos bezahlen können. Nur auf Bargeld setzen heißt Gäste verlieren. PAYONE, als Deutschlands größter Zahlungsdienstleister, bietet Gastronomen modernste Kontaktlos-Kartenterminals, die perfekt auf die genannten Kassensysteme abgestimmt sind. Mit verschiedenen Vertragsmodellen ab 0 Euro monatlicher Grundgebühr. Mehr zu den verfügbaren Verträgen erfahren sie bei unseren EC Kartenlesegeräten.