Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht. Unternehmer, die eine elektronische Kasse einsetzen, müssen ihren Kunden oder Gästen einen Kassenzettel überreichen. Und zwar "in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang", also direkt beim Abschluss eines Verkaufs. Die Kassenbon-Pflicht (oder einfach Bonpflicht) findet sich im § 146a Abs. 2 der Abgabenordnung, auch bekannt als das "Kassengesetz". Ziel der Bonpflicht ist, Kassenbetreiber dazu anzuhalten, ausnahmslos jeden einzelnen Verkauf in die Kasse einzugeben und somit steuerlich zu erfassen. Ausnahmen erlaubt das Kassengesetz nur in besonderen Einzelfällen. Welche das sind und was Sie noch zur Belegausgabepflicht und zum Kassenbon wissen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.
Laut Bundesministerium der Finanzen erhöht die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) die Transparenz im Kampf gegen den Steuerbetrug und dient somit der Steuergerechtigkeit. Das heißt konkret: Die Pflichtangaben auf dem Kassenbeleg erlauben den Finanzbehörden festzustellen, ob tatsächlich jeder Geschäftsvorfall einzeln festgehalten wurde. Dass alle Aufzeichnungen korrekt und lückenlos erfolgen, sichert die seit 1. Januar 2023 zwingend vorgeschriebene Technische Sicherheitseinrichtung (TSE - ebenfalls im § 146a Abs. 2 AO definiert). Eine nachträgliche Manipulationen der Aufzeichnungen ist somit ausgeschlossen.
Ob ein Händler, Gastronom oder sonstiger Dienstleister alle Auflagen aus dem Kassengesetz erfüllt, prüft das jeweils zuständige Finanzamt mittels der sogenannten Kassen-Nachschau. Diese Überprüfung erfolgt unangemeldet und kann jederzeit stattfinden.
Unternehmen, die keine baren oder unbaren Zahlungen vor Ort entgegennehmen, benötigen keine Kasse und unterliegen entsprechend auch nicht dem Kassengesetz und der Bonpflicht. Auch der Einsatz einer offenen Ladenkasse, der einzig erlaubten Alternative zur elektronischen Registrierkasse, befreit von der Bon-Pflicht. Eine offene, nicht-elektronische Kasse ist jedoch nur in wenigen Fällen praxistauglich.
Für alle anderen Händler, Gastronomen oder sonstige Dienstleister, die eine elektronische Kasse oder ein digitales Kassensystem einsetzen, gilt die generelle Bonpflicht. Es gibt dabei keine "Bagatelle-Grenze", das heißt, auch kleinste Bon-Summen erfordern einen Beleg. In Einzelfällen kann das zuständige Finanzamt von der Bonpflicht befreien.
Tatsächlich erlaubt das Bundesfinanzministerium eine Befreiung von der Belegausgabepflicht. §146a Abs 2 AO sagt: "Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien". Nach §148 als nicht zumutbar einzustufen sind "persönliche oder sachliche Härten, die durch die Einhaltung der Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten entstehen." Was "persönliche und sachliche Härten" genau sein könnten, ist vom Gesetzgeber allerdings nicht beschrieben.
Insofern ist nicht klar, wer sich erfolgreich von der Bonpflicht befreien lassen kann. Bspw. der Fachverband Bäckerinnung hat dies in der Vergangenheit im Namen aller Bäckereien versucht. Dieser generische Antrag wurde abgelehnt, einzelne Bäckereinen waren jedoch erfolgreich. Wer die Befreiung von der Belegausgabepflicht erreichen möchte, muss sich an sein zuständiges Finanzamt wenden. Dieses nimmt dann eine Einzelfall-Prüfung vor. Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht berührt übrigens nicht die Pflicht zur internen Aufzeichnung der Kassentransaktion (siehe dazu auch den Abschnitt zur Aufbewahrungspflicht).
Der Bon muss nicht zwingend auf Papier gedruckt sein. Der Gesetzgeber hat sich nicht auf den gedruckten Beleg festgelegt, u.a. um eine ungewollte "Papierflut" zu verhindern. Der Bon kann entsprechen auch in digitaler Form bereitgestellt werden.
Dabei ist zu beachten:
Der Bon muss ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder über einen QR-Code auslesbar sein.
"Ohne maschinelle Unterstützung" bedeutet für die Praxis, dass der Beleg in einem Standardformat bereitzustellen ist (z.B. JPG, PNG oder PDF). Der Beleg kann per E-Mail versendet oder via Download-Link, NFC oder im Kundenkonto bereitgestellt werden.
Der Kunde muss dem elektronischen Beleg zustimmen.
Möchte der Händler, Gastronom oder Dienstleister einen digitalen Beleg ausstellen, muss der Kunden der elektronischen Bereitstellung zustimmen. Tut er das nicht, ist ein Papierbeleg zu erstellen. Den Kassenbon nur am Display sichtbar zu machen, reicht nicht aus.
Kunden müssen den Beleg nicht annehmen.
Anders als bspw. in Italien sind Kunden hierzulande nicht verpflichtet, den Kassenzettel mitzunehmen und/oder aufzubewahren. Das bedeutet nicht, dass der Beleg entfallen kann, wenn der Kunde ihn nicht möchte. Der Bon ist auch in diesem Fall zumindest aufzubewahren oder zu speichern.
Kassensysteme von Tillhub stellen alle genannten Bereitstellungswege.
Wer eine zertifizierte Kasse oder ein zertifiziertes Kassensystem einsetzt, kann sicher sein, dass der Beleg alle Pflichtangaben enthält (vorausgesetzt, dass beispielsweise die vollständige Anschrift und Steuernummer im System hinterlegt sind).
§ 6 des Kassengesetzes definiert folgende Pflichtangaben:
Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers oder des Unternehmens
Datum Belegausstellung
Zeitpunkt des Vorgangsbeginn und der Vorgangsbeendigung
Transaktionsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
Das Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz - im Fall einer Steuerbefreiung muss der entsprechende Hinweis gegeben werden
Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems (das heißt, Registrierkasse oder Kassensystem) oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls (TSE).
Die Aufbewahrungsfrist für Kassendaten beträgt 10 Jahre. Der Gesetzgeber verpflichtet allerdings nicht generell dazu, Duplikate der einzelnen Kassenbons aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht ist bspw. erfüllt, wenn eine vollständige (Papier-) Journalrolle oder ein vollständiger Tagesendsummen-Bon ausgedruckt wird oder ein Kassensystem alle aufzubewahrenden Daten speichert.
Bei gedruckten Belegen ist zu beachten:
Viele Registrierkassen drucken auf Thermopapier, das allerdings meist nach zwei bis drei Jahren verblasst - also deutlich vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Um sicherzustellen, dass diese Kassendaten 10 Jahre halten, müssen Belege deshalb dauerhaft haltbar kopiert werden. Ein Kassensystem erspart diesen aufwändigen Prozess, da alle Einzelbelege und alle weiteren Buchhaltungsdaten elektronisch gespeichert werden. Das spart zudem viel Platz in der Buchhaltung.
Das Nichterfüllen der Belegausgabepflicht ist keine strafbare Handlung. Es drohen also keine Bußgelder für das Nichterstellen eines Beleges. Fällt bei einer Kassennachschau oder einer sonstigen Prüfung (bspw. Testkäufe) allerdings auf, dass keine Belege erstellt oder zumindest angeboten werden, weckt das natürlich das Interesse des Finanzamtes.
Stellen sich bei einer Steuerprüfung "Unregelmäßigkeiten" heraus, kann zunächst eine Umsatzschätzung mit entsprechenden Steuernachzahlungen folgen. Und darüber hinaus - abhängig vom Schweregrad oder Vorsatz können auch Bußgelder verhängt werden oder andere strafrechtliche Maßnahmen erfolgen. Dabei haftet grundsätzlich zuerst das Unternehmen. Erst danach wird geprüft, ob die jeweils handelnde Person (zum Beispiel ein Mitarbeiter) ebenfalls belangt werden kann. Mitarbeiter sollten also unbedingt ausreichend geschult sein.
Ab einem Gesamtbetrag von EUR 250 (inkl. MwSt.) benötigt der Kunde eine Rechnung, um eine Ausgabe steuerlich geltend machen zu können ("absetzen"). Ein Kassenbon erfüllt nicht die Formanforderung an eine Rechnung, da Name und Anschrift des Kunden/ Gastes fehlen. Mehr dazu erfahren Sie auf unser Ratgeberseite zum Kassenbon.