Die Kassennachschau Was Unternehmer wissen sollten

Das Ausmaß des Kassenbetrugs in Deutschland ist erheblich. Die Höhe des durch nicht erfasste Bargeldeinnahmen ausgelösten Schadens ist zwar nicht exakt zu ermitteln, unterschiedliche Einschätzungen beispielsweise von den Finanzbehörden der Länder beziffern die dadurch bedingten jährlichen Steuerausfälle aber auf bis zu €70Mrd. Kassenbetrug erfolgt nicht nur durch einfaches Nichterfassen von baren Umsätzen, sondern auch durch nachträgliches Löschen oder Manipulieren von Kassenaufzeichnungen. Für letzteres existiert externe Manipulations-Software, in mindestens einem Fall war an der Kassenmanipulation sogar ein Kassensystem-Anbieter selbst beteiligt. Einzelne Dienstleister verkürzten auf diese Weise ihre Steuerlast um mehrere Millionen Euro, bezogen auf mehrere Jahre.

Finanzbehörden und öffentliche Hand haben natürlich ein großes Interesse, solche Geschäftspraktiken zu unterbinden. Für die Kontrolle von Kassenaufzeichnungen stand den Behörden bis Ende 2017 allerdings nur die Betriebsprüfung (als eine Form der Außenprüfung) zur Verfügung. Diese ist in aller Regel aufwändig und zeitintensiv und daher in der Häufigkeit der Anwendung eingeschränkt. Seit 1. Januar 2018 existiert deshalb die Kassennachschau als von der Betriebsprüfung unabhängiges und schneller einzusetzendes Kontrollinstrument.

Da die Kassennachschau durch Einführung von Bonpflicht und Technischer Sicherheitseinrichtung deutlich schneller durchgeführt werden kann - zumindest ist das die Erwartung auf Behördenseite -, ist es nun wahrscheinlicher, von einer Kassennachschau betroffen zu sein. Unternehmer sollten wissen, was im Falle des Falles auf sie zukommen kann. Dieser Artikel erläutert deswegen die wichtigsten Grundlagen, wie man sich auf die Kassennachschau vorbereiten kann und was passiert, wenn die Kassennachschau nicht zur Zufriedenheit der Prüfer ausfällt.

Die Kassennachschau dient zunächst der Prüfung, ob Kassenein- und ausgänge ordnungsmäßig aufgezeichnet wurden. Wie eingangs erwähnt, ist sie kein Bestandteil einer Betriebsprüfung. Die Kassen-Nachschau erfolgt ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Der Zeitraum, der im Rahmen der Kassen-Nachschau überprüft werden kann, umfasst die letzten 10 Jahre. Das heißt, dass die Aufzeichnungen gegebenenfalls nicht mehr im Einsatz befindlicher Kassen oder Kassensysteme auch aufzubewahren sind.

Die Kassennachschau ist nur eines von mehreren Instrumenten zur Steuerbetrugs-Vermeidung. Das Mehrsäulenmodel des Kassengesetztes aus dem Jahr 2016 sieht folgende Maßnahmen vor:

• Kassen-Nachschau (§ 146b AO)

• TSE für elektronische Registrierkassen und Kassensysteme (§ 146a Absatz 1, Sätze 2 und 3 AO)

• Belegausgabepflicht (§ 146a Absatz 2 AO)

• Mitteilungspflicht für Kassensysteme - also die Meldung ans Finanzamt (§ 146a Absatz 4 AO)

• Sanktionierungsmöglichkeit bei Verstößen (§ 379 AO).

Als eigenständiges Kontrollinstrument dient die Kassennachschau der zeitnahen Aufklärung steuerlich relevanter Sachverhalte, die im Zusammenhang mit der ordnungsmäßigen Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen stehen. Dazu gehören insbesondere Kassenaufzeichnungen, aber auch weitere Dokumente wie beispielsweise Arbeitsanweisungen (mehr dazu im Abschnitt zum Kassennachschau-Ablauf).

Obwohl die Möglichkeit der Kassennachschau mit dem "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" (siehe nächster Abschnitt) geschaffen wurde, kann sie auch bei einer offenen Ladenkasse durchgeführt werden, obwohl hier digitale Aufzeichnungen seitens der Gesetze gänzlich untersagt sind. Die Kassennachschau ist nicht auf Registrierkassen, Kassensysteme und offene Ladenkassen beschränkt: App-Systeme und Kassen-Apps, Waagen mit Registrierfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler und Geldspielgeräte können ebenfalls betroffen sein.

Die rechtliche Grundlage der Kassen-Nachschau schuf der Bundestag im Dezember 2016 mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Artikel 1 dieses Gesetzes beschloss eine Änderung des § 146 der Abgabenordnung (Steuergesetz) und die Ergänzung des §146 um §146a und §146b. Dabei bezieht sich §146b AO komplett auf die Kassen-Nachschau und bildet deren rechtliche Grundlage. Artikel 2 des Gesetzes definiert den Einführungszeitpunkt des §146b auf den 1. Januar 2018. Entsprechend stand den Finanzbehörden die Kassen-Nachschau seit diesem Datum als Kontrollmöglichkeit zur Verfügung.

In §146b legt der Gesetzgeber fest, dass die Kassen-Nachschau durch von "der Finanzbehörde betraute Amtsträger" erfolgt. Ein Amtsträger - in der Umgangssprache häufig als "Steuerprüfer" bezeichnet - ist nicht notwendigerweise ein in einem öffentlich-rechtlichen Arbeitsverhältnis stehender Beamter. Stattdessen darf die Finanzbehörde auch "Privatsubjekte" (Nicht-Beamte) mit der Kassen-Nachschau betrauen. Es genügt, dass das Privatsubjekt organisatorisch an eine Behörde oder Körperschaft des öffentlichen Rechts angebunden ist und damit als Amtsträger gilt.

Die Kassen-Nachschau erfolgt unangekündigt und in aller Regel zu den üblichen Geschäfts- bzw. Arbeitszeiten in den Geschäftsräumen oder auf dem Geschäftsgrundstück des Steuerpflichtigen (also dem, dessen Kassenaufzeichnungen überprüft werden). Die "üblichen Geschäftszeiten" orientieren sich dabei an Branchengepflogenheiten. Beispielsweise in Gastronomie und Einzelhandel sind Prüfungen an Samstagen oder Sonntagen also nicht ausgeschlossen. Auf die üblichen Geschäftszeiten sind die Prüfzeiten dennoch nicht beschränkt. Wird im Unternehmen außerhalb dessen regulärer Geschäftszeiten gearbeitet und die Prüfer sind vor Ort, kann auch eine Kassen-Nachschau erfolgen. Es ist also immer mit einer Überraschung durch die Finanzbehörden zu rechnen. 

Die Beschränkung auf gewerbliche Räume oder Grundstücke schließt gewerblich genutzte Fahrzeuge mit ein. Dies gilt auch dann, wenn die Fahrzeuge nicht Eigentum des Steuerpflichtigen sind. Private Wohnräume dürfen die Prüfer gegen den Willen des Steuerpflichtigen nicht betreten. Zulässig ist jedoch die Forderung nach Herausgabe von Büchern oder anderen Aufzeichnungen, wenn sich diese in der Privatwohnung befinden.

Bestandteil einer Kassennachschau kann unter anderem sein:

• Beobachtung der Kasse: Amtsträger sind berechtigt, die Kasse sowie deren Handhabung zu beobachten. Ist dies aus einem öffentlich zugänglichen Bereich möglich, muss er sich dazu nicht ausweisen. Die Beobachtung kann über mehrere Tage erfolgen und ist zeitlich unabhängig vom Beginn der eigentlichen Kassennachschau.

• Testkäufe: Der Amtsträger darf Testkäufe durchführen. Dies dient bspw. dem Abgleich von Kassenbon und tatsächlichem Umsatz. Testkäufe können an mehreren Tagen erfolgen und sind ebenfalls zeitlich von der eigentlichen Kassennachschau unabhängig.

• Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchungen von Einnahmen und Ausgaben: Dies beschränkt sich nicht auf bare Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Eine Manipulation ist ohne weiteres auch bei unbaren Kassenbewegungen möglich.

• Prüfung der ordnungsmäßigen Handhabung der Kasse bzw. des Kassensystems: Eine falsche Handhabung oder Kassenbuchführung erfolgt nicht unbedingt mit Absicht, kann aber trotzdem zu fehlerhaften Aufzeichnungen führen und die ordnungsgemäße Erfassung beeinträchtigen.

• Prüfung der Verfahrensdokumentation: Arbeitsanweisungen, Bedienungs- und Programmieranleitungen oder auch Datenerfassungsprotokolle haben unmittelbar Einfluss auf die Aufzeichnungen.

• Scannen und/oder Fotografieren von Dokumenten oder Belegen: Dazu ist der Amtsträger grundsätzlich berechtigt. Dies erfolgt aber in der Regel nur dann, wenn der Prüfer auf Unregelmäßigkeiten stößt oder diese vermutet.

• Aufforderung zur Übermittlung von Daten: Der Prüfer kann die Bereitstellung von steuerrelevanten Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle oder maschinell auswertbare Datenträger (Daten entsprechend der Schnittstellenvorgabe formatiert) verlangen.

Für die Kassennachschau dürfen die beauftragten Amtsträger wie bereits erwähnt Geschäftsgrundstücke, -räume und -fahrzeuge betreten. Grundsätzlich ist jedoch erforderlich, dass das Betreten dazu dienen muss, steuerlich relevante Sachverhalte aufzuklären. Öffentlich zugängliche Bereiche dürfen sie ohne Vorlage eines Ausweises betreten, nicht-öffentliche Räume dagegen nicht.

Ein Ausweis ist auch vorzuzeigen, sobald der Prüfer den Steuerpflichtigen auffordert

• Aufzeichnungssysteme wie z. B. eine PC-Kasse vorzuführen oder zugänglich zu machen.

• Kassendaten, Bücher, Aufzeichnungen oder sonstige Dokumentation vorzulegen.

• Einsicht in digitale Daten verlangt.

• die Übermittlung von Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangt.

• sonstige Auskünfte über steuer erhebliche bzw. -relevante Sachverhalte fordert.

Der Gesetzgeber nahm ursprünglich an, dass eine Kassennachschau in etwa 30 Minuten zu absolvieren ist. Laut eines 2023 vom Bundesrechnungshof veröffentlichten Berichtes wich die Kassennachschau-Praxis von dieser Annahme allerdings deutlich ab: Allein vor Ort benötigten die Prüfer zwischen 90 und 190 Minuten. Die Zeiten für Vor- und Nacharbeiten in der Behörde eingerechnet, dauerte eine Kassennachschau im Schnitt 1,34 Tage.

Die Einführung von Technischer Sicherheitseinrichtung und Belegausgabepflicht soll diese Zeitdauer erheblich reduzieren: Die Kassennachschau soll seitdem nur wenige Minuten dauern. Ob das stimmt, muss sich noch zeigen.

Zunächst ein Blick in die Vergangenheit: Die Kassennachschau war zwar zum 1. Januar 2018 grundsätzlich verfügbar, zu diesem Zeitpunkt begannen aber nur fünf der deutschen Bundesländer mit der Umsetzung in der Praxis. Erst im Mai 2020 führte auch das letzte Bundesland erste Kassennachschauen durch. Aufgrund der Corona-Pandemie setzten zahlreiche Bundesländer die Kassennachschau wieder aus - nachvollziehbar, da stationäre Geschäfte nicht öffnen durften. Erst im Mai 2022 wurde wieder in vollem Umfang in die Kassen geschaut.

Der volle Umfang ist allerdings weit hinter den Forderungen des Gesetzgebers geblieben. 2,4 % aller Kassen sollten überprüft werden - in der Praxis war es nur ein Bruchteil dessen. Wären tatsächlich 2,4 % der in Deutschland eingesetzten Kassen überprüft worden, hätten fast 188.000 Kassennachschauen stattgefunden (diese Zielgröße galt laut erwähnten Bundesrechnungshofgericht von 2018 bis einschließlich 2021). Im besten Jahr - 2019 - waren es dagegen nur 11.741. Das sind nur 6,26 % von den ursprünglich geplanten 2,4 % (oder 187.667 in absoluten Zahlen).

Anzumerken ist, dass in allen Ländern fast ausschließlich elektronische Kassen sowie Kassensysteme, Kassen-Apps und offene Ladenkassen geprüft wurden. Die anderen genannten, beispielsweise Taxameter und Glücksspielgeräte, wurden bisher kaum oder gar nicht untersucht.

Damit besagen die Zahlen, dass die Wahrscheinlichkeit einer Kassenprüfung insgesamt sehr gering ist. Als Steuerpflichtiger - besonders aus bargeldintensiven Branchen wie Bäckereien oder Friseuren - sollte man dennoch immer mit einer Kassennachschau rechnen. Auch wer eine offene Ladenkasse führt, ist eher dran: 14-30 % der Kassenprüfungen erfolgten bei eben dieser Form der Kassenprüfung.

Abschließend ist zur Kassenprüfungswahrscheinlichkeit anzumerken, dass aus unserer Sicht eine gute Vorbereitung immer zu empfehlen ist. Denn allgemeine Zahlen geben nicht wieder, wie oft die einzelnen Finanzämter innerhalb der Länder zur Kassennachschau als Kontrollinstrument greifen. 

Die beste Vorbereitung ist eine grundsätzlich und zu jedem Zeitpunkt ordnungsmäßige Führung aller Aufzeichnungen und Bücher sowie ein gut strukturierter und geführter Betrieb, in dem alle Unterlagen und Dokumente (Arbeitsanweisungen, Technische Dokumentationen, alte Speisekarten mit Preisen, Kassenabschlüsse, etc.) gut und schnell auffindbar abgelegt sind. Wird bei der Kassenführung regelmäßig aufgeschoben, "geschlampt" und/oder fehlen Unterlagen, ist davon auszugehen, dass der prüfende Amtsträger zu vermuten beginnt, dass im geprüften Unternehmen nicht alles ordnungsgemäß abläuft. Daraus folgt dann im Zweifelsfall eine weit tiefer greifende Betriebsprüfung.

Für eine Kassennachschau-Vorbereitung ebenfalls wichtig oder empfehlenswert:

• Die Bestimmung eines oder mehrerer kompetenter Mitarbeiter, die bei der Kassen-Nachschau unterstützen können. Das gilt insbesondere dann, wenn der Steuerpflichtige häufig nicht vor Ort ist. Die entsprechenden Mitarbeiter sollten dann auch den Ablageort aller steuererheblicher Dokumente kennen und über alle relevanten Kassenberechtigungen bzw. die Berechtigungen für andere EDV-Systeme verfügen.

• Ist kein entsprechendes Personal zu jedem gegebenen Zeitpunkt verfügbar, sollte dafür Sorge getragen werden, dass das "nicht kompetente" Personal ebenfalls weiß, wie es sich zu verhalten hat. Weisen Sie diese Mitarbeiter also an, den Prüfern mitzuteilen, dass keine entsprechenden Berechtigungen vorliegen und sie deswegen keine Auskünfte erteilen können.

• Ist Ihr Steuerberater örtlich und zeitlich greifbar, könnten Sie bei ihm oder ihr anfragen, ob sie bei einer Kassen-Nachschau unterstützen könnte. Das verursacht natürlich zusätzliche Kosten, dafür weiß der Steuerberater in der Regel am besten, was die Prüfer wissen wollen und wissen dürfen.

Prinzipiell ist anzunehmen, dass nicht-kooperatives Verhalten oder eine komplette Kassennachschau-Verweigerung Zweifel beim Prüfer hervorruft - was dann in aller Regel eine wesentlich umfangreichere Betriebsprüfung nach sich zieht. Wer dem Prüfer den Zutritt zu den Geschäftsräumen verweigert - dieses Recht hat der Steuerpflichtige - wird dann auch in den meisten Fällen eine Betriebsprüfung über sich ergehen lassen müssen.

Anzumerken ist, dass ein Einspruch oder eine Anfechtung nur während der Kassen-Nachschau möglich sind. Ist die Kassen-Nachschau bereits abgeschlossen, ist eine sogenannte Fortsetzungsfeststellungsklage einzureichen. In bestimmten Situationen, kann eine eingeschränkte Kooperation oder ein Einspruch gegen die Kassen-Nachschau aber durchaus sinnvoll sein:

• Die Prüfer erhielten Auskunft, Unterlagen oder Kassenaufzeichnungen von einem nicht-berechtigten oder -kompetenten Mitarbeiter. Das kann in der Praxis durchaus passieren, denn nicht jedem Mitarbeiter ist wohl dabei, einem Amtsträger die Auskunft zu verweigern. In diesem Fall ist anzuraten, ein steuerliches Verwertungsverbot per Fortsetzungsfeststellungsklage durchzusetzen.

• Falls die Prüfer während des Kundenbetriebs einen Kassensturz durchführen wollen, kann eine Kassennachschau-Verschiebung oder ggf. der Abbruch verlangt werden. Zahlen viele Kunden bar, dauert der Kassensturz im Zweifelsfall sehr lang, was einerseits den laufen Betrieb unterbricht und Umsatzausfälle verursachen kann. Anderseits kann ein Kassensturz durch einen Prüfer auch rufschädigend wirken. Die Kunden oder Gäste können nicht einschätzen, ob es eine Routinekontrolle ist oder ob den Prüfer Verdachtsmoment vorliegen.

• Sind gegebenenfalls falsche Kassennachschau-Ergebnisse (aus Sicht des Steuerpflichtigen) bereits in einen Steuer- oder Haftbescheid eigeflossen, sind auch diese Bescheide anzufechten, beispielsweise um das Verwertungsverbot zu erreichen.

Laut einem BMF-Schreiben bzw. laut des Monatsberichts des Bundesfinanzministerium vom August 2018 kann der prüfende Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung - diese ist bei einer regulären Betriebsprüfung erforderlich - zu einer Betriebsprüfung übergehen, wenn während der Kassen-Nachschau beispielsweise fehlende oder fehlerhafte Kassenaufzeichnungen oder Fehler im Betrieb der TSE auffallen. Im Einzelfall liegt dies im Ermessen des Prüfers.

Entscheidet sich der Prüfer für die Außenprüfung, ist der Beginn mit Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen. Der Steuerpflichtige muss direkt darauf hingewiesen werden, dass der Übergang zur Kassen-Nachschau erfolgt. Der Hinweis muss zudem schriftlich erfolgen.

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