Kassenbon und Kassenbon-Pflicht

Rund um den Kassenbon existieren eine ganze Reihe gesetzlicher Regelungen und Pflichten seitens des Bundesfinanzministeriums. Ziel dieser Regelungen ist eine möglichst lückenlose Dokumentation aller Zahlungstransaktionen, um eine "Steuervermeidung" durch Unternehmer wie Einzelhändler, Gastronomen und anderen Dienstleister möglichst auszuschließen. Doch auch für den Beleg-Empfänger sind die Angaben auf dem Kassenbon relevant: Wenn der Kassenbon 250 € (inkl. MwSt.) übersteigt, benötigen Ihre Kunden zusätzliche Angaben, wenn sie Ausgaben und gezahlte Mehrwertsteuer steuerlich geltend machen möchten (z.B. mit einem Bewirtungsbeleg). Welche Angaben das sind und was Sie noch zum Kassenbon und zur Kassenbon-Ausgabepflicht beachten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Jeder, der eine elektronische Registrierkasse oder ein digitales Kassensystem einsetzt, muss zwingend einen Kassenbeleg ausstellen. Der Bon (auch als Kassenzettel und - fälschlich - Quittung bezeichnet) ist dem Kunden oder Gast im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang zur Verfügung zu stellen, das heißt direkt bei der Bezahlung. Die Ausgabepflicht ist geregelt im §146a Abs. 2 Abgabenordnung (AO). §146 schreibt übrigens auch den Einsatz der TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) vor.

Der genannte §146a Abs. 2 AO kennt allerdings eine Ausnahme: "Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden". Ob diese Ausnahme für Sie infrage kommt, ist mit der zuständigen Finanzbehörde zu klären.

Außerdem gilt: Wer mit einer sogenannten offenen Ladenkasse arbeitet, ist von dieser Ausgabepflicht ebenfalls ausgenommen. Übrigens: Kunden sind nicht verpflichtet, den Kassenbon mitzunehmen und/oder aufzubewahren. Daraus darf nicht geschlossen werden, dass der Kassenbeleg optional zu erstellen ist. Auch wenn der Kunde den Beleg ablehnt, muss dieser immer erstellt werden. D.h. allerdings nicht, dass er zwingend zu drucken ist (mehr dazu im entsprechenden Abschnitt weiter unten).

Wer eine regelkonforme elektronische Registrierkasse oder ein regelkonformes digitales Kassensystem mit TSE einsetzt, kann davon ausgehen, dass der im System vorgesehene Kassenbeleg alle Pflichtangaben ausweist, sofern Kassensystem oder Registrierkasse vollständig eingerichtet sind. 

Welche Angaben der Kassenbeleg enthalten muss, regelt § 6 der Kassensicherungsverordnung:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers

• Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und -beendigung

• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung

• Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.

• Transaktionsnummer sowie Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems (d.h. Registrierkasse oder Kassensystem) oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls (TSE).

Das Bundesministerium der Finanzen hat die Belegausgabepflicht technologieneutral gestaltet, unter anderem, um eine ungewollte "Papierflut" einzudämmen. Der Kassenzettel muss also nicht zwingend auf Papier gedruckt sein.

§6 KassenSichV bestimmt nur, dass die Pflichtangaben des Kassenbons von jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein müssen oder über einen Kassenbon QR-Code ausgelesen werden können. Statt QR-Code ist ebenfalls zulässig, den Beleg per E-Mail zu versenden oder auf anderem Weg elektronisch in einem Standardformat (JPG, PNG oder PDF) bereitzustellen (beispielsweise Download-Link, NFC oder im Kundenkonto). Das Standardformat ist Pflicht, damit der Kunde den Beleg mit einer kostenfreien Standardsoftware empfangen und ansehen kann.

Buchungen (wie z.B. eine Kassenbestandsänderung) dürfen nur durch Belege ausgelöst werden (Belegprinzip). Ein Kassen-Beleg ist für Kassenbestandsänderungen beim Händler oder Dienstleister also zwingend erforderlich. Darüber hinaus dokumentiert der Kassenbon eine Ausgabe des Kunden gegenüber den Steuerbehörden. Der Kassenbon gilt nicht als Quittung, die im Rahmen eines Zahlungsvorgangs den Erhalt einer Zahlung bestätigt.

Eine "echte" Quittung unterliegt dem Schriftformgebot (§ 368 Satz 1 u. §126 Abs. 1 BGB) und erfordert u.a. eine handschriftliche Unterschrift. Durch die Einführung der Kassenbon-Pflicht ist der Unterschied zwischen Kassenbon und Quittung für Beträge bis 250 € in der Praxis allerdings nicht von Bedeutung, wenn der Kunde eine Ausgabe steuerlich geltend machen möchte. Ein Kassenbon bis 250 € (inkl. MwSt.) gilt als Kleinbetragsrechnung (nicht als Bewirtungsbeleg oder Rechnung, siehe dazu unten). Das bedeutet, dass die Pflichtangaben des Kassenbelegs ausreichen, falls der Kunde die Ausgabe steuerlich geltend machen möchte.

Das ändert sich, wenn der Zahlungsbetrag 250 € (inkl. MwSt.) übersteigt. Um eine solche Ausgabe steuerlich geltend machen zu können, benötigen Kunden eine vollständige Rechnung. Diese muss zusätzlich zu den auf einem Kassenzettel geforderten Angaben auch den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Kunden oder Gastes enthalten. Eine Rechnung kann übrigens als Quittung dienen, wenn eine Formulierung wie "Betrag erhalten" mit Datum und Unterschrift des Zahlungsempfängers die erfolgte Zahlung bestätigt.

Gastronomen müssen darüber hinaus Bewirtungsbelege ausstellen können, falls Gäste ein Geschäftsessen steuerlich geltend machen möchten. Das erfordert als zusätzliche Angabe die Namen der bewirteten Personen (die der Gast allerdings selbst eintragen muss). Handschriftlich erstellte Bewirtungsbelege werden vom Finanzamt übrigens nicht akzeptiert (was eine offene Ladenkasse für Gastronomen de facto ausschließt). Gastro-Kassensysteme bieten die Ausgabe eines regelkonformen Bewirtungsbelegs als Standard-Option und erleichtern und beschleunigen diesen Vorgang somit deutlich.

Gesetzlich sind Kassenbon ausstellende Unternehmen nicht generell dazu verpflichtet, einzelne Kassenbons aufzubewahren, sofern eine vollständige (Papier-) Journalrolle oder ein vollständiger Tagesendsummen-Bon ausgedruckt wird. Andernfalls sind Kassenbon-Duplikate 10 Jahre aufzuheben. Dabei ist zu beachten, dass auf Thermopapier gedruckte Kassenzettel und Kassenberichte in der Regel nach zwei bis drei Jahren verblassen - also vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Theoretisch müssten Belege deshalb dauerhaften haltbar kopiert werden.

Erheblich einfacher als Ausdrucken (und ggf. Kopieren) ist die ebenfalls zulässige elektronische Speicherung der Kassendaten. Das geht am besten mit einem für diesen Zweck geeigneten Kassensystem.